OB訪問後のお礼メールのマナーとは?好印象を与えるメール集

2018-06-04 更新

「OB訪問のお礼メールなんて、合否に関係ないからしなくていい」そんな風に考えていませんか?実は、ちょっとした「気遣い」の積み重ねはとても大切なことなんです。好印象を与えるお礼メールの書き方を学びましょう!

OB訪問後にお礼メールを送ることは人としてのマナー

もしもあなたがゼミナールの後輩に卒論の書き方をアドバイスしたとして、一言のお礼もないとしたら、ちょっとがっかりしませんか?逆に、帰宅後、丁寧な感想と感謝のメールが届いたら、「もう少しハイレベルなことが知りたいなら、先輩を紹介するよ」など、さらに協力してあげたくなったりもしますよね。OB・OG訪問をしたあとにお礼メールを送るのは、「人間関係を良好に保つためのマナー」です。
そして、実はお礼メールにはメリットがたくさんあります。その一つが「ビジネスマナーの習得」。お礼メールもビジネスメールと同じ「決まり」に従って作ることで、入社後のビジネスにも役立ちます。さらに、記憶の新鮮なうちに感想を文章にまとめることで企業理解が深まること、理解度が高いことをOB・OGを通じて企業に評価される可能性があることなど、就活生なら見逃せないメリットばかり。ぜひ習慣にしてください。

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出典:写真AC

OB訪問後にお礼メールを送る際の注意点

必ず出したいお礼メールですが、ルールを守らないと逆効果になることも。まずは最低限の注意点から押さえておきましょう。

【注意点1:お礼メールはすぐ送信!】

文面に悩んで、お礼メールを送信したのはOB訪問をした1週間後。これではマナーとしても不十分です。また、先輩社員によっては、毎日のようにOB訪問を受けている人もいます。先輩社員の記憶に確実に残っている当日中がベストです。ここで気をつけたいのがメールの送信時間。電話と違って好きなときに確認できるから…と、送信時間はまったく気にしない、という社会人も多いのですが、その先輩がどのようにメールチェックをしなければならないかはわかりません。メールの送信時間は「就業時間内」を原則に考えましょう。OB訪問が就業後、夜などだった場合は翌朝送信してください。

【注意点2:メールアドレスと署名に気をつける】

高校時代に作ったフリーアドレスをそのまま使っている学生さん、多いですよね。フリーアドレスが悪いわけではありませんが、ちょっとふざけて作ったアドレスをそのまま使用していませんか?例えば「lovely-arashi-daisuki@」など、趣味や彼氏の名前を使っていたり、シモネタ系のアドレスだったり…。署名もキラキラすぎる装飾やあだ名が記載されているとビジネスメールとしてふさわしくありません。必ず確認してください。

OB訪問後のお礼メールに書くべき内容と順序

「OB・OG訪問後のお礼メールって、結局何を書けばいいの?ありがとうございました以外に何も思いつかない!」という方、まずはテンプレートを習得しましょう。もちろん、どこの企業でも通じるような内容ではなく、よりあなたを魅力的にみせるテクニックも必要です。お礼メールに記載すべき必須項目を、書きやすい流れでご紹介します。

【ステップ1:件名】
件名では、あなたのメールを確実に先輩社員に届けるための基本を確実に押さえておきましょう。ポイントは「短く・不足なく」です。長い件名では読みづらく、何のメールなのか判断がしにくくなります。差出人名がきちんと登録されていれば問題ないのですが、メールアドレスがそのまま出るだけの可能性もあるので、自分の名前も件名に入れておくとよいでしょう。
例:OB訪問お礼【◯◯大学/鈴木花子】

【ステップ2:宛名】
ビジネスメールでは、送信先に間違いがないように、まず先頭に宛名を入力します。これは入社後のすべてのメールに共通しますので、習慣付けておきましょう。このときの注意点は「省略しないこと」です。(株)などの略号もありますが、必ず正式名称で入力してください。課長、係長といった役職者の場合、「課長 佐藤一郎様」となります。

例:会社名・部署名・名前ごとに改行しましょう。
株式会社キャリマガ
ECカンパニー 営業部 リテールジャンルグループ
田中 一郎様

【ステップ3:本文】
基本的な流れは「お礼+その日学んだことを簡単にまとめる」です。テンプレートのような文章では、先輩に「好印象」を持ってもらうことは難しいでしょう。「自分の時間を有効活用してもらえたな」と思ってもらうことが大切です。

【ステップ4:締め文】
「これからの意欲+先輩への気遣い」が締め文の基本です。先方への気遣いは、今後のビジネスメールでも忘れずに。

【ステップ5:署名】
最後に、必ず署名を入れましょう。毎回入力するよりも、メーラーで設定しておきましょう。

例:ここから署名、というのがわかりやすいように簡単に修飾してください
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 ◯◯大学☓☓学部▼▼学科
 山田 和子
  kazuko-yamada2019@aaa.ac.jp
  〒000-0000
  東京都杉並区◯◯1-1
  TEL:090-000-0000
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好印象を与えるメールとは?OB訪問後のお礼メール例を紹介

よくあるシチュエーションごとに、お礼メールの文例をご紹介します。大切なのは、どんなシチュエーションであっても感謝の気持ちを伝えること。その点をきちんと押さえた本文であれば、まったく問題ありません!

【例文1:飲み物や食事をご馳走になった場合(本文+締め文)】
お世話になっております。
昨日、OB訪問でお時間いただきました◯◯大学の鈴木花子です。
お忙しいなか貴重なお時間をいただきました上に、食事までご馳走になり、
本当にありがとうございました。
ホームページや会社案内だけではわからない、クライアントとの実際のやり取りや提案までの準備など、具体的な仕事内容にますます志望度合いが高まりました。

はじめてのOB訪問で不慣れなこともあり、とても緊張しておりましたが、
田中様のお気遣いのおかげで、楽しくお話を伺わせていただきました。
これからお忙しいシーズンがはじまるとのこと、
体調など崩されませんようお気をつけください。

また、お目にかかれますことを楽しみにしております。
本日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

【例文2:エントリーシートの添削をしてもらった場合(本文+締め文)】

お世話になっております。
☓☓大学、佐藤次郎です。
本日はOB訪問のお時間をいただき、ありがとうございました。
お話を伺わせていただいた上に、エントリーシートの添削まで丁寧にみていただき
とても感激しています。

今日教えていただいた、「サービスのプロフェッショナルになるということ」について
自分でももう一度考えてみようと思います。

もし、もう一度お時間をいただけるならば、
アドバイスいただいたエントリーシートを再度みていただきたく思っています。
お手すきのときがありましたら、ぜひよろしくお願いいたします。

それでは、季節柄寒い日などもありますので、
風邪などひかれませんようお気をつけください。

・返信があったあとのメールの切り上げ方について

OB訪問に対するお礼のメールを送ってホッとしたと思ったら、送ったお礼メールに対して先輩社員からさらに返信が!このまま返信せずに放置するのか、それともやはりメールを先輩社員で終わらせるのは気が引けるから、返信しなければならないのか、迷ってしまいますよね。

答えは、「返信する」です。ただし、返信に対する返信メールを送る場合、その切り上げ方に注意しないと、またメールのやり取りが続くことになります。そのため、返信があったあとのメールの文面は以下のように短文で切り上げましょう。

【例文:返信に対する返信メールの切り上げ方】
お世話になっております。
〇〇大学の田中知子です。

ご多忙の折、ご丁寧に返信をいただきましてありがとうございます。
それでは、貴社の選考が開始されることを心待ちにしております。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

・返信への返信は返す!ただし短文で切り上げること
お礼メールへの返信を無視してしまうと、せっかく先輩社員が時間を作って送ってくれたことに対して礼を欠くことになってしまいます。この場合、返信の返信メールは最初のメールと同様に早めに返しましょう。
ただし、最初のメールよりも短く、メールをいただいたことに対するお礼のみで終わらせることで、気持ちよくメールのやり取りを終わらせることができます。

忙しいOB・OGに感謝の気持ちが伝わるお礼メールを作成しよう!

OB訪問は「お礼メール送信」までがワンセット。新社会人としてのレベルをクリアしているかを判断するものでもある、必要最低限のマナーです。定型文をしっかり踏まえて、感謝の心を伝えられるメールを作成することが、好印象につながります。

関連リンク

OB訪問OG訪問のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

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著者:沼田絵美

最低求人倍率0.98を記録した2000年卒。当時流行だった就職サークルをインカレで立ち上げ、某新卒就職サイト運営会社に企画営業として就職。東京・名古屋・大阪3都市で中堅から大手企業の採用支援に計10年携わった後、大学キャリアセンター相談業務を担当するキャリアコンサルタント、就職関連ライターとして独立。標準レベルキャリアコンサルタント資格であるキャリア・ディベロップメント・アドバイザー資格所持。