【例文あり】転職挨拶メールの書き方を送り先ごとに解説!

転職が決まった際に送る「社内向けの挨拶メール」と「社外向けの挨拶メール」の書き方・送り方を例文つきで解説します。円満に退職するためのメールの記載ポイントや挨拶メールを送るタイミング、送り方などをご紹介します。

転職の挨拶はメールでもいいの?

転職の挨拶は、口頭ですることがもちろん理想です。しかし、実際に口頭挨拶をしようとすると引き継ぎなどで退職時点は忙しい上に、社内や社外に何十人、何百人という関係者がいる場合は、挨拶にも時間がかかってしまいます。また、挨拶をする相手の時間も取ってしまうことから、最近では転職の挨拶をメールで送ることは一般的になってきています。

ただし、転職の挨拶をメールする場合、普段送っているような業務連絡が目的のメールとは異なり、転職の挨拶のメールはかしこまったメールになりますので、送り方には注意をしましょう。

また、この転職における挨拶メールの最大の目的は、気持ちよく・円満に退職することですので、目上の方や取引先の方など、相手によってはメールでは失礼になってしまう場合もあります。そのような場合には、メールに固執するのではなく、直接挨拶したり、手紙を書いたりするなど、臨機応変に自分と相手の関係をよく考えて挨拶の手段を使い分けるよう心がけましょう。

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転職挨拶メールを送るタイミングは?

まずは、転職の挨拶をメールで行う場合、いつ送ればいいのかその送るタイミングを紹介します。

まず最初に、「社内向け」「社外向け」を問わず、退職を公表してもいい時期がいつになるのかを確認することが重要です。特に会社によっては、退職を公表する時期を厳密に決めているケースもありますので、その時期をしっかりと守ることを意識しましょう。

その上で、「社内向け挨拶メール」と「社外向け挨拶メール」に分けて、それぞれについて解説をしていきます。

「社内向けの転職の挨拶」

社内の人に対しての挨拶メールは、実際に退職時における業務対応の連絡などをするのではなく、社内の人に向けた「退職のお知らせ」や「今までのお礼」になりますので、最終出社日に行う場合が一般的です。
また、最終出社日が月末などの締め日と重なってしまう場合には、締めが終わった時間や定時を過ぎてから送るようにしたほうが無難です。

ただし、これらの最終出社日の挨拶メールについては、その会社独自のマナーなどがありますので、過去の退職者の挨拶メールなどを参考にしましょう。もちろん、特にお世話になった人がいる場合には、最終出社日にメールで済ますのではなく、直接会って、個別に挨拶をするようにします。
挨拶の目安としましては、2~3週間程度前には伝えるようにしましょう。

「社外向けの転職の挨拶」

社外向けの転職挨拶の場合には、後任との引き継ぎなども発生しますので、1ヵ月程度前から伝えていくようにしましょう。
但し、先述したとおり、退職を公表する時期を厳密に定めている企業もありますので、社外向けの転職の挨拶は上司と相談しながら進めるようにしましょう。
あまりにギリギリに迫った時点の場合には、取引先に対して迷惑をかけてしまうだけでなく、取引先からの心証も悪くなってしまいます。しっかりと余裕をもってメールを送るようにしましょう。

転職挨拶メールはどうやって送ればいい?一斉送信しても大丈夫?

お世話になった方にはできるだけ個別に送ったほうがよいとされています。やはり、個別にメールを送った方が、想いも伝わりますし、丁寧な印象を与えることができます。
但し、会社の慣例として転職の挨拶メールを一斉送信で送っている場合には、一斉送信で送るようにしましょう。

またその際に、一斉送信をする場合は必ず「Bcc」を使うように注意しましょう。「To」には自分のメールアドレスを入れて「Bcc」に送りたい人のメールアドレスを設定して、送付をするようにします。こうすることによって、そのメールを受けとった人は他の誰宛てに送られたのかを見ることができないようになるため、個人情報の観点からも良い方法といえます。

社内向け転職挨拶メールの書き方・例文

それでは、ここでは社内の人向けの転職挨拶メールのポイントと例文を紹介します。
ポイントとしては、「今までの感謝の気持ちを伝える」、「ネガティブな表現は避ける」ことです。

また、必須ではありませんが、今後の連絡先を添えておくと良い印象を与えることができます。会社を辞めたとしても、会社の人と継続して関係性を保っておきたいという想いが伝わるため、円満退職に繋がりやすくなります。

【挨拶メール例】

件名:退職のご挨拶とお礼【○○部 氏名】
本文:
この度、一身上の都合により○月末で退職することとなり、本日がその最終出社日となりましたので、皆様にご挨拶とお礼をお伝えをしたくメールいたしました。
本来であれば、お世話になった皆様に直接ご挨拶をすべきところではございますが、メールでのご挨拶となりましたことをお詫びします。
皆さんには色々とお世話になり、ありがとうございました。
仕事を通じて色々な方々のお世話になり、多くのことを学ばせていただきました。
この会社に入社させていただいて本当に良かったなと心から思っています。
ここで、得た経験を今後も活かしていきたいと思っております。
今後の連絡先ですが、以下が私の私用の連絡先となりますので、お気軽にご連絡をいただけると嬉しいです。
メールアドレス:○○○@○○○.○○
携帯:○○○-○○○-○○○
最後になりましたが、今まで本当にありがとうございました。

社外向け転職挨拶メールの書き方・例文

続いて、社外向けの転職挨拶メールのポイントと例文を紹介します。
社外向けの転職の挨拶メールはオフィシャルなものとなりますので、文面にはしっかりと注意しましょう。社外向け転職の挨拶メールのポイントは、「退職日を明記する」、「後任者の情報を記載する」、「私用の連絡先は書かない」ことです。

退職日をしっかりと明記しないと、取引先もいつまでが貴方が担当でいつからが後任の担当になるのかが分からないため、必ず記載するようにしましょう。

また、転職の挨拶メールで後任者や引き継ぎについて明記します。
後任の社員と一緒に直接先方企業へ挨拶に行くことができれば、とても丁寧な対応になるのですが、どうしてもできない場合もあります。その場合には、その旨とお詫びの旨をしっかりとメールで伝えましょう。この時、同時に後任となる者のメールアドレスにもメールのCCで送っておくことで引き継ぎも円滑になります。

そして最後に、私用連絡先などは絶対に書かないようにしましょう。基本は会社対会社のやりとりをしているという自覚をもって、メールを送るようにします。

【挨拶メール例】

件名:退職のご挨拶と引き継ぎのご連絡(株式会社○○ ○○事業部 氏名)
株式会社○○ 
役職
○○様
お世話になっております。株式会社○○の○○です。
私事となり大変恐縮ではございますが、この度一身上の都合により、●月●日をもって株式会社○○を退職することになりました。
○○様には大変お世話になり、誠にありがとうございます。
改めましてお礼を申し上げさせていただきます。
後任の担当者は同じ部署の○○が努めさせていただきます。
本メールのCCにも入れておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
後日改めて後任の○○と共にご挨拶に伺いますので、よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と○○様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

転職挨拶メールで感謝の気持ちをしっかりと伝えよう!

転職の挨拶メールは社内向けと社外向けで気をつけるべき点は色々と異なっています。この記事で紹介した注意点をしっかりと参考にしましょう。また、転職挨拶メールではしっかりと今までの感謝の気持ちを伝え、最後まで印象よく円満な退職を叶えましょう。

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著者:藤本啓吾

-キャリアアドバイザー
大手人材紹介会社にてキャリアコンサルタントとして1000人以上の転職支援をサポートする。
担当とする領域も幅広くIT、営業、製造業、販売業など幅広い領域での経験を有する。