大学の授業を休む連絡のタイミングや手段は?欠席理由別の例文集

大学の授業は基本的に、欠席の連絡は不要です。それでも、欠席や理由を伝えるべき場面もあります。今回は、欠席連絡をする相手やそのタイミング、手段などをまとめました。例文も紹介していますので、参考にしてみてください。

大学の授業、欠席の連絡は必要ない

高校までとの授業とは違い、大学の授業は学生各人の自己責任で履修を管理するものとなっています。そのため、授業への出欠に関しても強制はされておらず、自由です。欠席が続いているから心配して電話連絡が入る、というようなことも基本的にはありません。

ただし、欠席が多すぎて単位取得の条件を満たせなかったり、授業内容に追いつけなくなったり、といったリスクは当然出てきます。あくまでも「責任の伴う自由」であることは理解しておきましょう。

▽大学別!授業や教授の評価をチェックしよう
講義情報 授業評価 大学別の掲示板 サークル情報 みんなのキャンパス

f:id:hito-contents:20180719151741j:plain出典:fotolia

大学の授業、欠席を連絡したほうがいい場合も

大学の単位取得の可否は、各授業によって異なります。試験やレポートの提出のみで決められる場合もありますし、決められた出席率を満たさないと単位がとれない授業もあります。

出欠をとる授業の場合では、欠席の理由がやむを得ないものだったときにはその旨を申告することで出席と認められる場合もあるので、覚えておきましょう。
「感染症罹患」「公共交通の遅延」「冠婚葬祭」「就職活動」などが一般的には「やむを得ない理由」として扱われるようです。

大学の授業、欠席の連絡をする相手・タイミング・手段は?

欠席の連絡は基本的に、各授業の担当講師へ直接行うようになります。大学の事務局や学生課などでは中継ぎは行いませんので、注意しましょう。

連絡のタイミングや手段については、欠席の理由や講師によってさまざまなパターンがあります。突発的な理由の場合には事後報告でもOKな場合もありますが、診断書や遅延証明などの証明書をあとで提出する必要があるかもしれません。急なことだとしても、可能な限り早めに講師へ連絡をして、指示を仰ぐべきです。

事前連絡のできる欠席の場合にも、理由の証明や連絡方法の指定があることもあります。ガイダンスをしっかりと聞き、わからない場合は事前にリサーチしておきましょう。

大学の授業を休む際のメールの基本は?

文面の残るメールでの欠席連絡は最もポピュラーなものでありますが、その分注意するべき点も多々ある方法です。失敗しないよう、ポイントを抑えておきましょう。

文面の流れは?

イタズラや迷惑メールとは異なることを示すためにも、講師への欠席連絡は文頭に「宛名」をいれましょう。次に、友達に送るメールとは異なるので、丁寧な「あいさつ文」を添えるべきです。続いて、学部やコース、氏名など送り主が誰かわかる「自己紹介」を書きます。
欠席する授業とその日時や理由はその後に記載していきましょう。もし何か連絡事項がある場合は、合わせて伝えられるとスムーズです。

本文以外の記入事項

「宛名」「差出人」「件名」はいずれもきちんと記載しましょう。
宛名は電話帳の登録内容が引用される場合もあるので、あだ名などをいれないよう気をつけてください。件名は欠席する授業の日時と自分の名前・所属をいれるのがベストです。

注意点

意外と書くことの多い欠席連絡のメールですが、肝心な要件がきちんと講師に伝わるよう、必要最低限の内容をシンプルにまとめるように心がけてください。雑談や欠席とは関係ない質問事項などを混ぜ込んでしまうと、連絡が正確に伝わらない可能性があります。

また、授業には出られないが単位はほしい、などのコメントも不要です。心象を悪くする可能性がある上に、メールの文面は形に残るものなので簡単には取り消せません。
メールを送信する前には一度、自分の書いた文面を読み返してみることも忘れずに。

メール例文1:感染症などの病気の場合

例文

タイトル「本日の○限を欠席いたします(○年 氏名)」

〇〇先生

お忙しいところに大変失礼いたします。
○年の(氏名)です。

昨夜から40度の熱を出しており、本日○限の授業を欠席させていただきます。
病院を受診し、感染症などの場合はまた改めて連絡させてください。

お手数をおかけいたしますが、何とぞよろしくお願いいたします。

〇〇大学○○学部○○学科 学籍番号〇〇 氏名〇〇 メールアドレス〇〇

ポイント

体調不良の内容は簡潔にまとめるように心がけ、時系列に沿って何行も書くようなものにならないようにしましょう。インフルエンザなどの出席停止扱いになる感染症の場合は後日診断書の提出ができるとベターです。
レポートの提出期限が重なった場合などは期限延ばしととられないよう、日にちをあけず提出する、データ送信できる場合は対応する、といった点にも気をつけましょう。

メール例文2:公共交通の遅延・冠婚葬祭の場合

例文

タイトル「本日○限の授業を欠席いたします(○年 氏名)」

〇〇先生

お忙しいところに大変失礼いたします。
○年の(氏名)です。

今朝方、祖父の訃報が入りましたため、本日○限の授業を欠席させていただきます。

メールでの連絡になってしまい大変失礼ではありますが、何とぞよろしくお願いいたします。

〇〇大学○○学部○○学科 学籍番号〇〇 氏名〇〇 メールアドレス〇〇

ポイント

近親者の不幸による忌引の場合は出席が認められる可能性もあるため、文面に明記しておきましょう。何日か重ねて休むことになる場合は、日程がわかり次第早めに連絡するのがいいです。
電車やバスなどの公共交通機関が遅延・運休した場合は「○○線の電車(バス)が遅延しているため」のように理由を書きます。また、交通機関が発行する遅延証明は理由の証明になるため、しっかりと受け取って提出してくださいね。「後日、遅延証明を提出いたします」とメールに記載してもいいでしょう。

メール例文3:就職活動の場合

例文

タイトル「○月○日○限の授業の欠席連絡です(○年 氏名)」

〇〇先生

いつもお世話になっております。
○年の(氏名)です。

○月○日は就職活動の面接があるため、○限の授業を欠席させていただきます。
当日が期日になっているレポートの提出は前日までに行います。

申し訳ありませんが、上記の2点について、よろしくお願いいたします。

〇〇大学○○学部○○学科 学籍番号〇〇 氏名〇〇 メールアドレス〇〇

ポイント

就職活動のように、あらかじめ日時がわかっている理由で欠席する場合は、かならず前もって連絡してください。事前に休むことがわかっているのに当日連絡することは、マナー違反になります。
就職活動は事情を汲んで融通してもらえる場合もあるようです。しかし、それを当然とは思わず、日頃からスケジュール管理を行い、真面目に授業へ取り組むようにしましょう。就活のために単位を落とすなんてことはくれぐれも無いようにしたいところです。

大学の授業も、必要に応じてお休みの連絡を。相手に迷惑をかけないという気持ちを忘れずに

基本的に大学の授業では欠席の連絡は不要ですが、ときには無断欠席が良くないシチュエーションも出てきます。担当講師や他の学生などに迷惑をかけないように、という視点で考えてみると、その判断はできるはずです。単位の取得がかかっている場合も、欠席には注意が必要になってきますよ。

関連リンク

講義情報 授業評価 大学別の掲示板 サークル情報 みんなのキャンパス

f:id:epb0804:20180124162812p:plain

著者:りうな

4人の子供を育てながら、ウェブライターとして活動中。 子育てやライフハックなどの身近で実用的なテーマが得意。 飲食店などの接客アルバイトをいくつか経験しております。