【就活マナー・メール編】インターンで役立つメールの書き方はこちらです

ビジネスシーンでのメールは、普段の友達などとのメールとは違い正式なものです。電話とは違い形に残るため、なおさらプレッシャーは大きくなります。ここではそんなインターンシップの難関「メール対応」の基本的な考え方や文章の作成方法、さらには知っておくと便利なテクニックまでを解説します。

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最初に知っておくべき「メール対応」の基本

初めてビジネスシーンでのメールを送るという人は具体的なメールの書き方を知る前に、まず次の2つの基本についてよく理解する必要があります。

  1. 本当にその連絡はメールでいいのかを考える。
  2. 相手のことを考えて行動する。

急ぎや確実に相手に伝えたい案件、あるいはメールではニュアンスが伝わりにくい複雑な内容の場合など、メールより電話の方が連絡手段として適しているケースは多々あります。何かしらのトラブルでメールが届かなかったりすると、安易に送ったメールが原因で会社の信用問題にまで発展しかねません。まずは慎重に連絡手段を選ぶところから始める必要があるのです。

これが鉄板!6つのポイントで書く「間違いない」メール

メールには鉄板の書き方があります。その書き方のポイントが次の6点です。

1.件名は具体的に書く。
→忙しい人は件名だけで「今読むべきメールかどうか」を判断しているため、件名で本文の内容がある程度わかるようにしておく必要があります。

2.冒頭には必ず宛名を書く。
→迷惑メールや間違いメールとして勘違いされないためにも必ず冒頭には宛名を書きます。

3.本文の書き出しは挨拶・学校名(会社員ならば会社名)・氏名で構成する。

→(例文)「お世話になっております。○○大学(会社員なら"○○株式会社"など)の鈴木です」など、本文の書き出しは挨拶・大学名(所属先)・氏名で構成します。

4.用件は簡潔に書き、文章の見た目にも気をくばる。
→用件の部分は必要最低限の文章にとどめます。また改行などを入れて見た目にも読みやすい文面を心がけます。

5.結びの挨拶も書く。
→「今後ともよろしくお願いいたします」など結びの挨拶も書きます。用件だけのメールは相手の印象を悪くするので注意しましょう。

6.署名を必ず書く。

→最後に大学名(会社員の場合は会社名)や学部(会社員の場合は部署名)、名前や連絡先を含めた署名を書きます。インターンシップ参加が確定し、インターンシップ先の社員としてメールを発信する際は、会社や部署で決まった署名の書き方がある場合もあるので、事前の確認を忘れずに。

知ってる?「引用」と「転送」のマナー

メールの引用と転送にはそれぞれに使い方があります。引用には「全体引用」と「部分引用」があります。これまでのやりとりの全文を自分の文面の後に貼り付けるのが全体引用です。送信相手がわざわざ過去のメールを確認しなくても、これまでどんなやりとりをしていたかがわかるというメリットがあります。

対して部分引用は相手のメールの一文を切り取って、自分の文面の中に貼り付ける方法です。相手のメールの中に複数の話題がある場合などに内容を整理することができます。なお、引用する場合にはかならず「【(ご参考:引用)○月○日付 ○○会社との見積内容に関するメール】」など記載して引用であることがわかるようにしましょう。

「転送」は受信したメールを第三者に共有するときに便利な方法です。転送する文章を勝手に変更するのはNGですが、元の送信者の名前やアドレスを転送先に送ってはいけない場合は削除します。

要注意!「ファイル添付」のコワい罠

何も考えずにメールにファイルを添付すると、思わぬトラブルになることもあります。そのため次の4点を常に確認しておくのが最低限のマナーです。

1.ウイルスに感染していないかを事前にチェックする。
→添付したファイルがウイルスに感染していた場合、送信先に大きな迷惑をかける危険があります。場合によっては企業同士の問題にも発展するため、事前に必ずチェックツールで確かめてから送信します。

2.ファイルの種類をチェックする。
→パソコンにインストールしているソフトや、パソコンのメーカー(Apple社かMicrosoft社か)によって開けるファイルは変わるため、事前にチェックしておく必要があります。

3.相手のプロバイダのメールサーバの使用量を事前チェックする。
→大きな容量のファイルを送る場合は、送信先のメールサーバの使用量を事前に確かめておきましょう。

4.ファイルを添付していること本文に記載する。

→相手が見逃さないために本文にもファイル添付の旨を記載しておきます。また「問題がございましたら、お手数ですが△△までご連絡いただければ幸いです」などと書き添えておけば、「丁寧な人だな」という印象を与えられます。
特に重要度の高いデータ(図面データや特定の会社向けの提案資料、その他社外秘データ)が入っているデータなど)を送信する機会がある場合は、ファイルにパスワードを設定してください。また、パスワードを設定したデータを送信した後、別信でパスワードを送信しましょう。

社会人も知らない?「To」「Cc」「Bcc」の使い分け

メール作成画面に表示される「To」「Cc」「Bcc」の文字には次のような違いがあります。

  • To:宛先。「必ず読んでくださいね」という相手に対して使います。
  • Cc:カーボンコピー(Carbon Copy)の略。「参考までに確認してください」「念のためお送りします」という相手に使います。
  • Bcc:ブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略。メールの受信者に他の受信者がいることを隠したい場合や、受信者のメールアドレスを伝えたくない場合に使います。

Ccを使うときに「この人にも一応知らせておこう」と些細なメールにも上司などをCcに入れるのはマナー違反です。役職者ほどそういったメールが増えるため、相手の時間を奪うことになります。これは社会人でも犯しがちな間違いなので、インターンシップのときから気をつけておきましょう。

不安があれば先輩に聞いてみよう!

メールは電話と違い、送信する前に入念にチェックをする時間があります。ここで紹介した極意を押さえた文面になっているか、送信前にきちんと確認しましょう。どうしても不安な場合は先輩社員の方などにチェックしてもらうのも1つの手です。とにかくまずは文章を作ってみること。そこから始めましょう。

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監修:YAN

・東証一部上場メーカー(従業員数:2万人以上)にて新卒・中途採用の採用業務を担当。新卒・中途採用では、高校・大学・就職活動イベントでの会社プレゼン、書類選考、面接官(1000人以上の学生と面談)を経験。
・会社以外では大学在籍時、就職活動支援サークルにて後輩の就職活動を支援。就職後も学生の就職活動を支援中。