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転職者が退職メールを送る時のポイントは?送り先別に書き方を解説!

転職者が退職する際には必ず各方面へ退職メールを送りますが、送り先によって内容を変える必要があるのでしょうか?ここでは、転職をするときに知っておきたい退職メールの送り方について、送り先別に解説していきます。

転職者はそもそも退職メールを送るべきなのか?

そもそも、転職する際に退職メールは、送るべきなのでしょうか?退職メールを送る前提として、本当は今までお世話になった方々へ挨拶する際には直接お伺いして挨拶すべきということがあります。

しかし、社内や社外に何十人、何百人という関係者がいる場合、一人一人に挨拶回りするのは不可能。そのため、せめてメールで退職の挨拶をするのがマナーなのです。かなりお世話になった上司や、今後も仕事でお世話になる可能性がある人などには、優先的にご挨拶に伺いましょう。会いに行って退職の挨拶をすることができるなら極力口頭で挨拶するようにします。退職の挨拶を口頭でするかメールで済ますかは、自分と相手の関係によって使い分けるようにしましょう。

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【例文つき】転職者の退職メールの書き方と送るタイミング:社外への退職メール

退職の挨拶をする際に最も優先順位が高いのが、社外の関係者です。特に、顧客や得意先などには、最優先でご挨拶をしなければなりません。顧客や得意先には、メールを送りつつ直接ご挨拶に出向くのが良いでしょう。

社外宛の退職メールを書く際のポイントには以下のようなものがあります。

  1. タイトルは退職の挨拶だとわかるようにする
  2. 退職日を明記する
  3. 後任者の紹介を必ず入れ、Ccに後任者のメールアドレスを入れる
  4. 送るタイミングは、基本的には最終出社日だが社内の慣例を参考にする

社外宛の退職メールの例を以下にあげておきますので、参考にしてみてください。

退職の挨拶メール例(社外宛編)

件名:退職のご挨拶(○○株式会社 ○○(名前))

株式会社○○ ○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
○○株式会社○○部の○○です。

私事で大変恐縮ですが、このたび一身上の都合により〇月〇日をもって○○株式会社を退職することになりました。
○○様には何かとお力添えを頂き、心より感謝しております。
ここに改めてお礼を申し上げます。

本来ならば直接お伺いしてご挨拶すべきところなのですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

私の後任者ですが、○○が務めさせていただきます。
後日、改めて○○がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどをよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展と○○様のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

【例文つき】転職者の退職メールの書き方と送るタイミング:社内への退職メール

社内の社員向けの退職メールは、お世話になった方々へ感謝の気持ちを表すことで、気持ちよく退職できるためとても重要です。また、同じ業界へ転職する場合は、退職後も社内の関係者と一緒に仕事をすることがあるかもしれません。最後にしっかりとご挨拶をして「あの人いつの間にかいなくなった」ということがないようにしましょう。

社内の社員に退職メールを出す場合は、社外の顧客や得意先のときほど神経質になる必要はありませんが、最低限のマナーを守って出します。社内向けの退職メールを出す際に気をつけたいポイントを以下のとおりです。

  1. 退職理由は詳しく書かない
  2. 感謝の気持ちを伝える
  3. 退職後の連絡先や転職先は必要に応じて記載する
  4. 送るタイミングは、基本的には最終出社日

メールの文面は、過去に受け取った退職メールの文面を参考にすると良いでしょう。上司宛とそのほかの一般メールに分けて、メールの文例をご紹介します。

退職の挨拶メール例(社内上司宛編)

件名:退職のご挨拶(○○部(名前))

○○様

いつもお世話になっております。
○○部の○○です。

私事で大変恐縮ですが、このたび一身上の都合により〇月〇日をもって退社することになりました。
かねてより考えていたのですが、○○のスキルを活かしてもっと○○方面の仕事に携わりたいと考え、転職する運びとなりました。

○○さんには入社当時から仕事の基本動作から営業担当の心得まで、たくさんのことを教えていただきました。
○○さんにご指導ご鞭撻を頂いたことで、一人前の営業担当になれたと思っております。
本当にお世話になりました。
ありがとうございました。

退職後は、○○株式会社に転職して○○の仕事に携わる予定です。
またお世話になることがありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

末筆ながら、○○様のますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

退職の挨拶メール例(社内一般メール編)

件名:退職のご挨拶(○○部(名前))

○○部の皆様

いつもお世話になっております。
○○部の○○です。

私事で大変恐縮ですが、このたび一身上の都合により〇月〇日をもって退社することになりました。
○○部の皆様には何かとご迷惑をおかけすることが多かったと思いますが、いつも助けていただき大変感謝しております。
本当にお世話になりました。
ありがとうございました。

退職後は、○○株式会社に転職して○○の仕事に携わる予定です。
またお世話になることがありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

末筆ながら、○○部皆様のますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

転職者の退職メールは「一斉送信」しても構わないのか?注意すべき点は?

退職メールを送る際の宛先は、「一斉送信」でも構わないのでしょうか?多くの人にメールするため一斉送信にしたいものですが、気をつけるべきことはあるのでしょうか。
基本的には一斉送信しても構いませんが、多くの人に送るため気をつけたいことはたくさんあります。

退職メールを一斉送信する際に気をつけるべきことを、以下にあげます。

  1. 宛先に注意し、社内メーリングリストを利用するようにする
  2. 必ず「BCC」送信をすること

一斉に何人もの人にメールを送るので宛先の間違いがないように気をつけます。一人一人のメールアドレスを指定するよりも社内メーリングリストを利用することで間違える危険を減らすことができます。そして、送った人にほかの送り先のメールがわからないようになっている「BCC」送信を利用しましょう。宛先のTO欄に自分のメールアドレスを入れ、BCC欄に送り先のメールアドレスを設定します。そうすることで、一斉送信してもメールアドレス情報や返信内容がほかの宛先の人に漏れる危険がありません。

転職者は退職メールで感謝を伝えて!気持ちよく次のステップへ

退職する際には最後の対応が大事です。良い印象で退職ができるようにするために最後まで気を抜かず、退職の挨拶メールをして晴れ晴れとした気持ちで次のステップに向かいましょう。

関連リンク

転職・仕事探しの掲示板・クチコミ - みん就(みんなの就職活動日記)

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著者:宮内光

中堅転職エージェントにて5年間勤務。営業として400社以上の人事担当者と商談を行いました。登録人材の面接も担当していましたので、「雇う側」「仕事を探す側」どちらの立場からの記事も制作可能です。豊富な実務経験を活かして、ノウハウと具体的なアクション、問題解決策満載の記事制作を行っています。