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転職者必見!円満に退職するために最終出社日までにやるべきこと5つ

転職活動を滞りなく終わらせるために最後に重要なのが、今の職場を円満に退職することです。ここでは、円満退職するために最終出社日までにやるべきことを5つご紹介します。退職前にやり忘れることがないよう確認してみてください。

転職者が最終出社日までにやるべきこと(1)返却物の確認・机の整理整頓

最終日に社内でやるべきことは結構あります。まずは会社で使っていた席やロッカーの整理整頓、会社から借りていた備品の返却です。会社に退職者用のマニュアルがある場合は、それに沿って備品返却やデータ消去などの処理を行っていきます。

会社から貸与されていた備品には次のようなものがあります。
(1)入館証
(2)名刺
(3)パソコン・スマホ・携帯電話
(4)資料や事務用品
(5)健康保険被保険者証

パソコンに関しては、ハードディスクのデータを復元できないように消去する必要があります。担当部署に確認すれば消去ツールを貸してくれることもあるので確認しましょう。また、個人のパソコンやスマホに残っている会社関連の資料や個人情報も必ず消去し、紙媒体で持っていた資料は破棄するか返却します。名刺は、会社に返却する場合もあれば破棄する場合もあるなど、会社によって異なるので備品を管理している担当部署に確認しましょう。

会社によっては、制服や社用車など、ほかにも借りていたものがあるかもしれません。社内でもリストアップされているかもしれませんが、自分で把握しているものはきちんと返却するようにします。何を返却すべきか忘れてしまった場合は、担当部署に確認するようにしてください。

それらが終わった後は、使っていた自席やロッカーから私物を引きあげ、綺麗に掃除します。退職日に全ての掃除や整理をすることは難しいので、前々から少しずつ私物を持ち帰るのが良いでしょう。そして、最終日にはほぼ何もない状態にしておき、挨拶メールを送信した後にパソコンのデータを消去します。最終日には、雑巾を持っていき、机やロッカーを拭くと後の人が気持ち良く使うことができます。

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転職者が最終出社日までにやるべきこと(2)お得意先への退職の挨拶メール

担当していた顧客やお得意先へ退職の挨拶メールを出すのも重要なことです。得意先からすれば、担当が変わるわけですから事前に知らせてもらえなければ困ってしまいます。
退職の挨拶メールを出すタイミングは、上司と相談して決めた退職公表のタイミングで行います。退職を公表してはいけない段階で公表してしまうと、仕事に支障が出る恐れがあるので避けましょう。一般的には、退職の2~3週間前に行うのが良いと言われています。

挨拶の手段は、メールでも問題ない場合ときちんと挨拶状を出すべきである場合があります。相手との関係性を見極めて臨機応変に挨拶手段を決めてください。そして、メールでのみ挨拶を済ませる場合は、「本来は直接お伺いしてご挨拶すべきところなのですが、メールにて失礼いたします。」などという非礼を詫びる文面を必ず入れましょう。

そして、仕事関係の人たちに退職の挨拶をする際に最も重要なのが、後任者の紹介です。自分が退職した後に担当する人間を必ず紹介します。メールには後任担当者のメールアドレスをCcに入れ、名前とメールアドレス、電話番号などの連絡先をメールの文面にも入れましょう。そして、「後任は○○が担当させていただきます。今後とも、よろしくご愛顧のほどをお願い申しあげます。」などという後任紹介をします。後任者がどのような人物か、どのような仕事ぶりなのかなどの情報を入れておくと後任者にスムーズに引き継ぐことができるでしょう。もちろん、引き継ぎ期間中に後任者をメールのCcに入れたり、一緒に行動して顧客回りをしたりすることも忘れないようにしてください。退職時の顧客やお得意先への挨拶メールは、退職を公表できるタイミングになったら行います。そして、その際にも後任者の紹介を必ず行うようにしましょう。

転職者が最終出社日までにやるべきこと(3)社内への退職の挨拶メール

顧客への退職挨拶メールほどではありませんが、社内への退職挨拶メールもしておきたいところです。一緒に仕事をしていた人がいつの間にかいなくなってしまうのは、寂しいものです。
社内への退職挨拶メールはたいてい最終出社日に出されます。しかし、会社によっては1週間前に出す、最終出社日の勤務時間終了後に出すなどと決まっている場合もあるので、会社のルールを確認しましょう。
メールの文面は、過去に受け取った退職者のメールを参考にすると良いでしょう。最終出社日までにメールの文言を用意しておいて、パソコンのデータ消去前に送るのが良いのではないでしょうか。
今までお世話になった人への最後の挨拶ですから、社内への退職挨拶メールは忘れずに出しましょう。

転職者が最終出社日までにやるべきこと(4)お配り用のお菓子の準備と挨拶周り

転職者が最終出社日までにやるべきことと言えば、社内の挨拶回りです。同じ部署の同僚以外にもほかの部署にたくさんのお世話になった方がいるでしょう。そんな方たちを回り、お菓子などを持って挨拶回りをして感謝の気持ちを伝えます。会社によっては、挨拶回りは最終出社日に行うというところもありますし、お菓子を配る習慣がないというところもありますから会社の習慣にあわせましょう。

社員が出張などでいない場合もあるので、配るお菓子は個包装で日持ちがするクッキーやせんべいといった焼き菓子がベスト。部署やチームごとに一箱ずつ用意し、付箋に「この度退職することになりました。今までお世話になりました。○○(名前)」と書いておいておくのも良いでしょう。また、お菓子の数が足らないと気まずい思いをしてしまうので、配る人数よりも若干多めに持っていきましょう。

挨拶回りをする際には、会社によっての習慣が異なるので、それにあわせることが大切です。基本的には、今までお世話になったことへの感謝を示す挨拶ですので失礼のないようにさりげなく行いましょう。

転職者が最終出社日までにやるべきこと(5)最終日のスピーチの準備

最終出社日に退職のスピーチを行うケースも多くあります。就業時間間際になると「ちょっといいですか?仕事の手を止めてください。今日で○○さんが、退職されることになりましたのでご挨拶をお願いします。」などと職場で挨拶を求められます。そのことも踏まえ、退職スピーチは準備しておきましょう。

スピーチと言っても、長々と素晴らしいスピーチをする必要はありません。感謝の気持ちを短く伝えられれば良いのです。むしろ、社員のみなさんは仕事の手を止めて話を聞くので、長々とした話にならないように簡潔にまとめてください。入社してからこれまでの簡単な経歴やいろいろな方にお世話になったときの印象的なエピソード、転職してから取り組むことになる仕事について話すと良いでしょう。

転職者が最終出社日を円満に迎えるために準備はしっかりと

最終出社日は、何かとバタバタしてしまうものです。最後の1日を心残りなことがなく円満に迎えられるよう、退職前の数週間には私物の持ち帰りや挨拶回りなどできることからコツコツと退職の準備をしていきましょう。

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著者:宮内光

中堅転職エージェントにて5年間勤務。営業として400社以上の人事担当者と商談を行いました。登録人材の面接も担当していましたので、「雇う側」「仕事を探す側」どちらの立場からの記事も制作可能です。豊富な実務経験を活かして、ノウハウと具体的なアクション、問題解決策満載の記事制作を行っています。