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転職活動中の人は要確認!相手企業に失礼とならない内定の断り方

転職活動の結果、複数企業から内定!喜ばしいことですが、入社できるのは1社だけ。せっかくもらった内定を辞退するのは心が痛みますが、誠意を持って対応すれば問題ありません。今回は「失礼のない内定の断り方」について紹介します。

転職活動中は慎重に!内定企業に断りを入れる際の注意点

自由応募で転職活動を行う場合、同時に複数の企業に応募するのが一般的なので、同時に複数企業から内定が出るケースも少なくありません。最初に第一志望の企業から内定が出れば、残りの企業に選考辞退の対応をすればいいのですが、第一志望企業からの選考結果が出る前に、ほかの企業から内定が出た場合はどうでしょうか?

一般的に企業は採用したい応募者に対して、労働条件や内定受託期限が記された内定通知書を提示します。

◆本命企業の結果が返答期限後なので少し待ってもらいたい

基本的には期限までに返答すべきですが、誠意をもってお願いすれば数日は入社諾否の返事を待ってもらうことは可能です。しかし、相手企業は「すぐにでも返事がほしい」というのが本音。一般的に留保できる限度は長くとも1週間とされています。

◆期限が迫り内定を承諾したが、その後本命企業から内定が出た

この場合、先の内定への辞退連絡は速やかに入れましょう。理由は「都合により」など漠然としたもので構いませんが、聞かれた場合は「別の企業へ入社したい」と正直に伝えてもよいかもしれません。ただし、「向こうの企業の方が魅力的だから」などというのは失礼に当たります。

f:id:hito-contents:20180511122643j:plain出典:pixta

転職内定企業に断りを入れる際、選ぶべき伝達手段は?

内定を辞退する場合、どのような手段で連絡するのがよいでしょう?

連絡手段には、電話・メール・手紙・訪問がありますが、内定辞退の連絡は、確実にかつ速やかに伝えることが大前提なので、「まず電話」が正解です。ポイントはまず内定に対する御礼を述べ、そのうえで辞退したい旨をはっきり伝えること。理由は詳細に述べる必要はなく「熟慮した結果」というもので構いません。

電話連絡をする際は、相手の都合に最大限配慮し、朝一番やお昼、退社間際の時間帯は避けましょう。電話連絡後に改めてお詫びの手紙を送るのもいい対応ですが、いきなり手紙だけを送るのはマナー違反です。

先方が出張などですぐに連絡が取れない場合は、電話連絡をした旨を明記してメールで伝えることもOKです。ただし、メールの場合は相手が気付かないケースもあり得るので、電話連絡が基本と覚えましょう。

応募の経緯で知人の紹介や縁故関係がある場合などは直接訪問した方がベター。選考過程で誰かの推薦が影響しているケースもありますし、企業の人間関係を悪くしないためにも直接お詫びに伺うのが適切です。

◆内定辞退の連絡は早ければ早いほどよい

内定辞退の連絡が遅れると、企業側がほかの有力候補者を不採用としてしまう可能性が高まり、その場合企業は採用をやり直さなければならなくなります。実際に内定辞退の連絡をせずにほかの企業に入社してしまい、大きなトラブルになった例もあります。
「内定辞退の連絡は、すぐに電話で、担当者に直接、丁寧に」と覚えてください。

転職内定企業への断り方 具体例1 自由応募で直接応募しているケース

内定を辞退する場合、早急に担当者へ辞退の申し出と謝罪をしなければなりません。連絡手段ごとに具体例を紹介します。

電話の場合

お世話になります。この度内定の通知をいただきました●●と申します。
人事ご担当の▲▲様はいらっしゃいますでしょうか?

ー担当者が電話にー

お世話になります●●です。
この度は内定のご通知をいただきありがとうございました。
大変申しあげにくいのですが、慎重に検討させていただいた結果、御社よりいただいた内定を辞退させていただきたくご連絡差しあげました。
御社のご期待に応える自信がなく、大変申し訳ございません。

本来直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話させていただきました。
御社には多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申しあげます。

メールの場合

件名:内定辞退のご連絡
本文:
株式会社▲▲人事部
▲▲様

お世話になります。先日内定の通知をいただきました●●です。
先ほどお電話をさせていただきましたが、お戻りが遅くなるとのことでしたので、取り急ぎメールにてご連絡させていただきます。

この度は内定をいただきありがとうございました。
大変喜ばしいお知らせをいただきながら誠に恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡差しあげました。
本来直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎメールにてご連絡させていただきました。貴社には多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申しあげます。

直接訪問する場合

直接訪問する場合は必ず電話でアポイントを取りましょう。時間は相手の都合に合わせ、自分から時間を指定する・いきなり訪問するなどは厳禁です。
アポイントを取る際は、内定を辞退したいことと、一度訪問して詳しいお話と謝罪をしたいという旨を伝えましょう。仮に先方から訪問の必要はないとされたら、「電話の場合」の内容を参考にしてください。

訪問したら、まず内定辞退についてのお詫びをしましょう。理由についてはその後です。直接訪問の場合は、理由を詳細に尋ねられると考えられるので、事前に答えを準備しておきましょう。しかし、「他企業の方に優位性がある」といったことは言ってはいけません。

先方より慰留される場合もあります。辞退の意志が固いなら曖昧な答えはせず率直にお断りしましょう。しかし、本心では迷っている場合はもう一度話し合ってから結論を出してもよいでしょう。

転職内定企業への断り方 具体例2 知人・友人などの紹介で応募したケース

仕事を紹介してくれた人がいる場合は、さらに丁寧な対応をする必要があります。対応を誤るとさまざまな人間関係を壊してしまいかねないので注意が必要です。

内定を辞退すると決めたら、まず紹介者の友人・紹介先へ謝罪の連絡を入れましょう。

電話の場合

お世話になります。この度内定通知をいただきました●●と申します。
人事ご担当の▲▲様はいらっしゃいますでしょうか?

ー担当者が電話にー

お世話になります。内定の通知をいただきました●●です。
この度は内定をいただきありがとうございました。
喜ばしいお知らせをいただきながら誠に恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡差しあげました。
私ごとのために多くの方のご尽力をいただきながら、このような申し出を致しますことを大変遺憾に思っております。誠に申し訳ございません。
つきましては早急にお詫びに伺いたく存じます。ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

―アポイントが確定したら、日時を復唱し再度お詫びの言葉を述べる。訪問を断られたら丁寧にお詫びをし、一両日中にお詫びの手紙を送ること。

メールの場合

基本的にメールでの連絡は控えること。数日電話連絡がつかない場合などの非常手段としてのみです。

件名:内定辞退のご連絡
本文:
株式会社▲▲人事部
▲▲様

お世話になります。先日内定通知をいただきました●●です。
先ほどお電話をさせていただきましたが、しばらくご不在とのことでしたので、取り急ぎメールにてご連絡させていただきます。

この度は内定をいただきありがとうございました。
このような喜ばしいお知らせをいただきながら誠に恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡差しあげました。
つきましては直接お詫びに伺いたく存じます。
改めてお電話差しあげますのでよろしくお願い致します。
御社には多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申しあげます。

転職内定企業への断り方 具体例3 転職エージェント経由で応募したケース

転職エージェント経由で応募した場合は、窓口である担当エージェントに辞退連絡を入れるのが一般的です。

電話の場合

お世話になります。●●です。
ご紹介いただいた株式会社▲▲様の内定ですが、熟慮した結果、誠に遺憾ながら辞退させていただきたく存じます。面談の際にもお伝えしておりましたが、○○の条件が満たされておらず、折り合うことができませんでした。
多大なご尽力をいただいている中、大変申し訳ございません。お手数ではございますが、株式会社▲▲のご担当者様へもその旨お伝えいただければと存じます。
何卒よろしくお願い致します。

メールの場合

件名:内定辞退のご連絡
本文:
○○様
お世話になります。
ご紹介いただいた株式会社▲▲様からの内定を辞退したく、取り急ぎご連絡差しあげました。面談の際にもお伝えしておりましたが、○○の条件が満たされておらず、入社を見送らせていただくことといたしました。
多大なご尽力をいただいている中、大変申し訳ございません。お手数ではございますが、株式会社▲▲のご担当者様へもその旨お伝えいただければと存じます。
何卒よろしくお願い致します。

電話・メールどちらでも、謝罪の気持ちを心から述べる・内定を辞退する理由を明確に伝えることがポイント。条件が折り合わない場合でも再交渉が可能なケースもあります。

なかには、「内定辞退により次の斡旋がなくなるのでは?」と危惧する方もいるでしょう。しかし、承諾後のドタキャンなど明らかなルール違反さえなければ、エージェント側も内定辞退は想定内として対応してくれます。

転職活動を気持ちよく終えられるよう、内定の断り方は慎重に選ぼう!

転職は、転職者・企業両者にとって「未来への希望となる出会い」。双方の未来が掛かっているからこそ、内定を辞退せざるを得なくなったら適切な対処法を選択し、誠意を忘れず対応しましょう。

関連リンク

転職・仕事探しの掲示板・クチコミ - みん就(みんなの就職活動日記)

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著者:平野輝樹

フリーランスライター
1989年リクルート入社。情報誌の企画・制作業務に携わる。
2001年フリーランスとして独立。現在は企業向けに人材採用・教育、広報関連のコンサルティング業務と各種メディアでのライティングを行う。
1965年生まれ・52歳 栃木県在住