インターンシップでパソコンは必要?身につけておきたいスキルを紹介

現在は高校や大学でパソコンの授業が開催されているのでパソコンが全く使えない、という学生は少ないと思います。ここではインターンシップでパソコンのスキルや知識は必要かどうか、また、どのようなスキルが必要か紹介します。

インターンシップ前にパソコン操作に慣れておくことは常識

今やパソコンを使わない企業の方が少なくなってきましたが、インターンシップに参加する前にパソコンを使うことに慣れておいてください。なぜなら、実際にインターンシップ中に、ファイルの編集や印刷を行なう機会が多いからです。ワードやエクセルなら学生もできるだろうと企業側が判断し仕事を振ろうと考えていたり、どの程度できる学生なのか確認したりすることもあります。例えば、社員が作成したワード文書の修正案があった場合、簡単な編集作業であれば、インターン生に担当してもらうこともあります。他には、データをエクセルシートに入力してグラフ作成の依頼など、付きっきりで教えなくてもできる作業を任せられることもあります。

また、仕上がったファイルの印刷を頼まれることもありますので、パソコンからの印刷方法などを確認しておきましょう。いざインターンシップで仕事を任された時に「実はパソコンが得意ではないです」と言っても、企業側は事前にある程度の仕事を準備して待っているので困ってしまいます。パソコン操作の基本的なことは事前に把握しておきましょう。

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インターンシップ前に身につけておきたいパソコンスキル1:エクセル

インターンシップに参加する前に習得しておくと良いエクセルの操作方法について紹介します。ゼロの状態から表を作成したり計算式を入れたりなどの指示をもらうことは少ないと思いますが、操作方法を知っていると安心です。

■基本操作その1 表の作成、保存
フォーマット化された表へのデータ入力やプリントアウト、数字や文字を使った表作成がスムーズにできると安心です。また、作成したファイルを目的の場所に保存できるようにしましょう。なお、セルのコピー、挿入、配置調整、削除は基本操作です。

■基本操作その2 表の加工
次は作成したものを加工する作業です。作成した表に罫線を引いたり、色をつけたり、あみかけをして見やすくすることや、その表をもとにグラフが作成できるようにしておきましょう。グラフはエクセルシートの〔挿入〕タブを開くと、棒グラフや折れ線グラブ、円グラフを選択して作成することができます。

■できると助かるエクセル関数
数式を利用して表を作成できれば自動計算してくれるので、大変助かります。基本的となる四則計算(足し算・引き算・掛け算・割り算)ができるようにしておきましょう。SUM関数で合計値を算出することができ、AVERAGEで平均値を算出できることも基本的なことですので、覚えておきましょう。

インターンシップ前に身につけておきたいパソコンスキル2:ワード

インターンシップに参加する前に習得しておくと良いワードの操作方法について紹介します。

■基本操作その1 タイピング
ワードに限りませんが、キーボード入力がとても遅い場合、すべての操作に時間がかかってしまい、仕事が進みません。そのため、ブラインドタッチとまではいかなくてもよいので、ある程度キーの位置は把握した状態で打ち込みができるようにしておきましょう。ブログなどを携帯から打たずにパソコンで打ってみる、などして練習しておくのも1つの対策です。

■基本操作その2 文書の作成、保存、印刷
文書の新規作成、保存、印刷ができることは大前提となります。文字の大きさ、フォント、色、太字などの変更やアンダーラインや囲み線、箇条書きなど文書編集の基本的な操作をできるようにしておきましょう。ワードファイルの「ホーム」にすべて入っている機能なので、触りながら覚えることができると思います。

■基本操作その3 文書の加工
書式のコピー、ペースト(貼り付け)ができると作業によっては早く進めることができます。さらに、図やワードアートなど、グラフィック挿入ができ、ヘッダーとフッターの設定が使えれば、完成度の高い文書作成をすることができるでしょう。

インターンシップ前に身につけておきたいパソコンスキル3:パワーポイント

ワードエクセルを使う機会は多いと思いますが、パワーポイントを使いこなせている人は少ないかもしれません。パワーポイントは会議資料やプレゼンテーション資料を作成する際に活用されることが多いです。インターンシップでは成果報告や発表会をおこなうことも多く、そのタイミングでパワーポイントを使う可能性も高いのでぜひ使い方をマスターしておきましょう。

■基本操作その1 プレゼンテーションの作成、保存、印刷
プレゼンテーションの作成(文字の大きさ、太字、色の変更)や保存、印刷ができることは必須です。さらに、テーマに合ったデザインやレイアウトの変更、スライド内のオブジェクト配置の調整はできるようにしておきましょう。

■基本操作その2 プレゼンテーションの加工
スライドの挿入や図形、グラフの挿入ができると、プレゼンテーション資料がぐっと見やすくなります。パワーポイントの中にはSmartArtや図の検索などもできる機能がありますので、ネットで検索しなくても挿入する図形をみつけることができるでしょう。

■少し上級 アニメーション
スライドを次に進めた際やコンテンツを動かした際にサウンドを入れることや、スライドのコンテンツにアニメーションといった動きを加えたりすることもできます。細かい設定はできなくても良いですが、何を使うと動いたり音が出たりするのかを知っておくと良いでしょう。

インターンシップ中にも重宝する!キーボード操作を紹介

パソコンにはショートカットキーというものが存在します。マウスを使わなくてもわずかなキーを押すだけで作業ができるものがあり、作業効率を上げることができます。よく使われるものをいくつか紹介しますので是非覚えて作業効率を上げていきましょう。

■基本操作
・Esc(エスケープ)は作業を中断したり元に戻したりできます
・Num Lk(ナムロック)はテンキーからの数字入力をON/OFFできます
・Windowsキーはスタートメニューを開くことができます
・Tab(タブ)はウィンドウ画面の項目や選択肢の移動、エクセルの右方向へのセル移動等に役立ちます

■Ctrl(コントロール)と組み合わせたショートカットキー
Ctrl+A:文字やファイル、フォルダすべてを選択する
Ctrl+C:ドラッグ(選択)したところをコピーする
Ctrl+N:ファイルの新規作成ができます
Ctrl+S:文書の保存
Ctrl+V:コピーしたもののペースト(貼り付け)ができます
Ctrl+W:ウィンドウを閉じる

■ファンクションキー
F2:選択したアイコンの名前変更
F3:ファイルやフォルダの検索
F7:全角カタカナ入力
F8:半角カタカナ入力
F9:全角英数字入力
F10:半角英数字入力
F12:名前をつけて保存(Word、Excelで使用)

パソコンスキルを習得して、インターンシップの成功を目指そう!

パソコンの基本操作やショートカットキーを知っていれば、インターンシップに限らず社会人になってからも役立ちます。インターンシップへの応募を考えている方は積極的にパソコンスキルを習得し、選択できる企業の可能性を広げましょう。

関連リンク

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著者:RIKUA

大手アパレルにて4年勤務後、広告業や人材業にて人事系統に8年、企画系統に5年勤務。広告会社にてフリーペーパーの記事作成やリライト、校正、新卒社員に向けたメルマガ配信等,ライティング経験有。また、人事部の立ち上げや運用等人事採用関連の知識を活かし、大学内や就職支援機関での就職セミナー講師も行う。