インターンを休む場合の正しい連絡方法は?遅刻時の連絡例も紹介

インターンに参加することが決まっていても、何らかの理由で遅刻や欠席、あるいは参加辞退をすることがあるかもしれません。その際、どのようにすれば失礼に当たらず連絡ができるか、正しい連絡方法について紹介します。

やむを得ずインターンを休む場合の連絡方法と理由の伝え方

インターンに参加している期間が長い人ほど何かしらのトラブルや体調不良、試験や出席しないといけない講義があるなど、休む選択をするシーンが増えるかもしれません。
インターンを休む場合には、必ず事前に電話もしくはメールで企業へ連絡する必要があります。企業の電話番号が分からないという人は少ないと思いますが、分からない場合は、ネットで調べたりやり取りをしたメールを確認したりして電話番号を控えておきましょう。出欠連絡は重要なので、連絡の行き違いがおこらないためにも、電話番号が分かっていれば電話連絡のほうが望ましいです。ここでは、授業などで事前に欠席することが分かっている場合と、体調不良などでインターン当日に欠席を決めた場合、の2つの例を挙げて連絡方法を紹介します。

1.大学の授業が入ったなどの理由であらかじめ欠席することが分かっている場合

あらかじめ分かっていることなので、前日ではなく、分かった時点で企業に連絡します。
(電話の例)
わたくし御社のインターンに参加させていただいている○○大学の○○と申します。欠席のご連絡でお電話いたしました。〇月〇日〇曜日に大学の授業が入り、出席しなくてはいけないので、この日だけお休みをいただないでしょうか?宜しくお願いいたします。

2.病気や体調不良などにより当日急遽インターンを休まざるを得ない場合

体調不良は当日不意に起こるものから、以前から体調が思わしくなかったなど症状は様々です。電話の際にはいつからどのように体調が悪いのかを伝えるようにしましょう。
(電話の例:当日の朝かけた場合)
わたくし御社のインターンに参加させていただいている○○大学の○○と申します。欠席のご連絡でお電話いたしました。2、3日前から風邪気味だったのですが、昨晩39度の高熱が出まして、今も熱が下がらないので大変申し訳ないのですが本日はお休みさせていただけないでしょうか?体調管理ができておらず申し訳ありません。宜しくお願いいたします。

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インターンに遅刻する場合の連絡方法と謝罪例

インターンに遅刻しそうな場合にも、事前に電話連絡するのが鉄則です。交通機関の遅れや寝坊など理由は様々ですが、本当のことを言いづらいからといって嘘の理由は絶対に言わないようにしましょう。万が一嘘がばれた時に信用を失ってしまいます。連絡する際の伝え方として次の2つを挙げて紹介します。

1.交通機関の遅れで遅刻しそうな場合

公共の交通機関の遅れは駅についた時点、もしくは途中で分かることがほとんどです。遅刻することが分かった時点で企業へ連絡しましょう。また、どれくらいの時間がかかりそうかも伝えておきましょう。
(電話の例)
わたくし御社のインターンに参加させていただいている○○大学の○○と申します。遅刻のご連絡でお電話いたしました。現在電車が遅れておりまして、到着時刻が30分程遅れそうです。大変申し訳ないのですが、できるだけ急ぎますので宜しくお願いいたします。

2.寝坊してしまった場合

ビジネスの場で寝坊はあってはならないことなので、企業に本当のことを言うのは心苦しいですが、嘘をつかずに正直に状況を伝えて、まず謝罪するのが基本です。ここでも何時くらいに到着できるのかを伝えましょう。
(電話の例)
わたくし御社のインターンに参加させていただいている○○大学の○○と申します。遅刻のご連絡でお電話いたしました。大変申し訳ないのですがわたくしが寝坊をしてしまいまして、1時間ほど遅れそうです。本当に申し訳ございません。急いで向かいますので宜しくお願いいたします。自己管理ができておらず申し訳ございません。

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他企業と日程が被った… 企業に失礼なくインターン辞退をする連絡例

複数企業のインターンに申し込んでいる場合、日程が被ってしまうことがあるかもしれません。企業はインターンが始まる前から受け入れの準備をしているので、辞退することを決めた場合は早めに連絡を入れるようにしましょう。この時注意しておかなければならない点は、他社のインターンを優先したと思われないようにすることです。学業など別の理由を伝えて断るといいでしょう。連絡する場合には、確実に相手企業の担当者に辞退の意思を伝えるためにも、電話とメールの両方で連絡を取るのが望ましいです。ここでは電話とメール、それぞれの伝え方を紹介します。

1.電話で辞退を伝える場合

電話で面接をしてもらった担当者と話すのは気が引けるかもしれませんが、おどおどせずにはっきりとした声で話しましょう。
(電話の例)
わたくし○○大学の○○と申します。先日は御社のインターンシップの内定をいただきましてありがとうございました。インターンシップの参加について色々と検討させていただいたのですが、現在は学業を優先していくことに決めました。大変申し訳ないのですが、今回の内定を辞退させていただけないでしょうか。ご迷惑おかけして申し訳ございません。

2.メールで辞退を伝える場合

メールでは顔が見えない分、文章の書き方には気を配る必要があります。ビジネスメールの基本を踏まえて辞退のメールを作成しましょう。
(メールの例)
株式会社○○
○○様

お世話になっております。
わたくし○○大学の○○と申します。
この度は御社のインターンシップの内定をいただきましてありがとうございました。
昨日、大学の集中講義がインターンシップと同期間内に開催されることが決まりまして、
大変申し訳ないのですが学業を優先し、今回の内定につきましては辞退させていただきます。
身勝手なお願いでご迷惑おかけすることになり、申し訳ございません。

○○大学 ○○学部
(名前)

インターンの欠席や遅刻は就活の選考に影響する?

新規採用とインターンは別物と考えている企業は多く、インターンの欠席・遅刻が就職活動時の選考に影響する可能性は低いようです。ただし、企業によってはインターンでの成果が内定に直結する場合もあるので、事前に志望先企業の採用方式を確認しておきましょう。
注意点として、遅刻や休み、辞退をする際の対応や連絡方法一つで印象は大きく変わることを頭に入れておきましょう。マナーがなっていない学生や連絡をしてこない、もしくはぎりぎりになって連絡をしてきた学生、嘘をついていたことが分かった学生などに対しては、悪い印象が残ってしまいます。採用担当者も人なので、受験してきた際に急に良い印象に覆ることは難しいですし、採用したいという気持ちに変わる可能性は低いでしょう。
大切なことは、起きてしまったことに対して誠意をもって丁寧に説明し、心から謝罪することです。企業側は学生のインターンシップ受け入れのために計画を立て、準備をしています。学生だからいいや、という気持ちは捨てて誠意をもって対応しましょう。

インターンの遅刻や欠席は最小限に!

自己管理不足によって生じるインターンの遅刻や欠席は、基本的に避けるべきですが、事前辞退する場合にも伝え方に注意が必要です。やむを得ない事情がある場合には、企業側へすぐに連絡、相談をして誠意のある対応を実践しましょう。

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著者:RIKUA

大手アパレルにて4年勤務後、広告業や人材業にて人事系統に8年、企画系統に5年勤務。広告会社にてフリーペーパーの記事作成やリライト、校正、新卒社員に向けたメルマガ配信等,ライティング経験有。また、人事部の立ち上げや運用等人事採用関連の知識を活かし、大学内や就職支援機関での就職セミナー講師も行う。