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インターンシップ中の電話対応で使える!例文で見る便利な英語表現

企業の中には、インターンシップの学生に電話対応を経験させるところもあり、突然英語の電話に対応しなければならない機会があるかもしれません。そのような場合に備え、知っておくと便利な英語のフレーズをご紹介しましょう。

インターンシップで便利な英語表現1:電話に出るときのフレーズ

インターンシップ中に電話を受けたとき、その相手が英語を話したら英語で自身の社名や部署名、あるいは名前を名乗る必要があります。その際パニックに陥ることなく、以下のフレーズのように話しましょう。

「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます」
Hello, this is ○○Corporation.

“Hello”は、時間帯などによって、“Good morning”“Good afternoon”あるいは“Thank you for calling”で代用可能です。自身の名前を名乗るときは、Corporationの後に、This is Tanaka speaking.「田中が承ります」というようにつけ加えますが、“This is”を省略してTanaka speaking.「田中です」でも構いません。

Hello, this is the sales department.
「お電話ありがとうございます。営業部でございます」

この場合も、部署名の後に自身の名前をつけ加えると、より丁寧ですね。

では次に、具体的な部署名の英語での言い方をご紹介します。「部署」という意味の英語にはDepartment /Division/Sectionなどいくつかの言い方があり、それぞれ会社の規模等により意味が多少異なります。判断に迷ったら、最もよく使われる「department」を使いましょう。ある程度大きな企業であれば、日本語版と英語版の正式な部署名称を用意しているので確認してみてください。

総務部:General Affairs Department / Administration Department
人事部:Personnel Affairs Department / Human Resources Division
人材開発部:Human Resources Development Department
経理部:Accounting Department / Accounting Division
法務部:Legal Department / Office of Legal Affairs
財務部: Finance Department / Financial Affairs Division
資材部:Material Department / Supplies Division
広報部:Public Relations Department
宣伝部:Advertising Department / Publicity Department
企画部:Planning Department
企画開発部:Project Planning and Development Department
海外企画部:Overseas Planning Department
マーケティング部:Marketing Department
販売促進部:Sales Promotion Department
販売管理部:Sales Administration Department
販売業務部:Sales Affairs Department
営業部:Sales Department / Business Department
営業推進部:Sales / Business Promotion Department
購買部:Purchasing Department
購買企画部:Purchase Planning Department
購買管理部:Purchase Management Department
調達部:Procurement Department
物流部:Logistics Department
開発部:Development Department
商品開発部:Product Development Department
商品管理部:Product Administration Department
技術部:Engineering Department
製造部:Manufacturing Division / Production Department
事業部:Enterprises Department
通信部:Communications Department
調査部:Research Department / Information and Research Division
研究開発部:Research and Development Department
輸出部:Export Department
輸入部:Import Department
秘書室 :Secretary Section / Secretariat
社長室 :Office of the President

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インターンシップで便利な英語表現2:相手に要件と名前を聞くときのフレーズ

英語での電話を受けたときの第一声は前項でお伝えしましたが、会話はまだ続きます。ここでは、英語での電話を受けた際に便利な定番フレーズをご紹介します。

◆用件を聞くとき

「どのようなご用件でしょうか」 
How may I help you?

「どの者におつなぎしましょうか」 
Who would you like to speak to?

通常、社名や部署名、あるいは自身の名前の後に、このフレーズをつけ加えます。「どういったご用件ですか?」を意味するMay I help you?あるいはHow can I help you?より丁寧な表現になるので、ビジネスシーンでは上記の表現が多く使われています。

◆相手の名前や会社名を聞くとき

「お名前をいただけますか」 
May I have your name, please?

「御社名をお教えいただけますか」 
May I have your company name, please? 

Who is calling, please?「どちら様ですか」より丁寧な表現になるので、上記の表現をおすすめします。また、上記で使われる表現はCan I~でも意味が通じますが、May I~の方が丁寧でプロフェッショナルに聞こえるでしょう。

◆聞き取りづらいとき

「もう少し大きな声でお話しいただけますか」 
Could you speak a little louder, please? 

「もう少しゆっくりお話しいただけますか」 
Could you speak more slowly, please? 

「もう一度言っていただけますか」 
Could you say that again, please?

pleaseはCould youの後につけて、Could you please speak a little louder?のように表現することもできます。

◆相手の言ったことやスペルを確認したいとき

「もう一度お名前を伺ってもよろしいですか」 
May I have your name again, please? 

「確認のため復唱します」 
Let me repeat your information to make sure I got it right.

「名前のスペルを確認させてください」 
Could you spell your name, please?

英語のスペルを確認する際には、Spelling Alphabet(スペリング・アルファベット)と呼ばれるものを使用します。

「私の名前はスミスです。シュガーのS、マンのM、アイスクリームのI、ツリーのT、ホテルのTです」
My name is Smith. S is as in Sugar, M is as in Man, I is as in Ice cream, T is as in Tree, H is as in Hotel.

ここで使われているスペリング・アルファベットは、Sugar/Man/Ice cream/Tree/Hotelです。スペリング・アルファベットを使用する際には、世界で共通認識されている語を選ぶこと。AならApple、BならBoy、CならCatという感じです。言葉が浮かばないときには、国名を使うと便利です。上記の例なら、Spain/Myanmar/India/Thailand/ Hong Kong(スペイン・ミャンマー・インド・タイランド・ホンコン)になります。

インターンシップで便利な英語表現3:担当者に電話をつなぐときに使うフレーズ

次に、会社や部署の代表番号にかかってきた電話を、担当部署や担当者につなぐケースを想定し、よく使う英語のフレーズを紹介しましょう。

◆担当部署・担当者につなぐとき

「今おつなぎします」
I’ll put you through now.  
I'll transfer your call.

「広報部におつなぎします」 
I'll put you through to the Public Relations Department.  

「担当者におつなぎします」 
I’ll put you through to the person in charge.

「○○(名前)におつなぎします」 
I’ll put you through to Mr/Ms○○. 

「少々お待ちください」 
Just a moment, please.
Could you hold for a moment?
One moment, please.

「そのままでお待ちください」 
Hold on, please.
Hold the line, please.
Could you hold on for a second?

様々な表現がありますが、I’ll put you through to the person in charge. Could you hold on for a second?「担当者におつなぎします。少々お待ちください」というように、電話を転送することを伝えてから、待ってもらうように促しましょう。また、電話をつなぐときはput you through to~ /transfer your call to~/ transfer you to~という表現が使われ、toの後につなぐ先を入れます。部署名の前に定冠詞の“the”を入れるのを忘れないようにしましょう。

◆英語が話せる人に代わるとき

「英語を話せる人に代わります。そのままでお待ちください」 
I will get an English speaker. Hold the line, please.
「英語が話せる者に代わります。このまま少々お待ちください」 
I will transfer to the person who speaks English. Hold on for a moment, please.

英語での会話に慣れていない場合は、会社に迷惑をかけることになるので、早めに英語が話せる人に代わった方がいいでしょう。

インターンシップで便利な英語表現4:担当者が不在時の対応で使えるフレーズ

最後に、担当者が不在のときに、よく使われる定番フレーズをご紹介します。インターンシップだけでなく、社会人になっても役立つので、この機会にぜひ自分のものにしてください。

◆担当者が席にいないとき

「申し訳ございませんが、○○はただ今、席を外しております」 
I’m sorry, but he/she is away from her desk right now.
I’m sorry, but he/she is not available now.
I’m sorry, but he/she is not at his desk now.

上記3つは、どれも担当者が席にいないことを伝えています。不在を伝えるときには、必ず「申し訳ございませんが」を意味するI’m sorry, butを添えるようにしましょう。

◆電話に出られない理由があるとき

「申し訳ございませんが、担当者は会議のため席を外しております」
I’m sorry, but he/she is in a meeting now.

「申し訳ございませんが、○○はただ今、別の電話に出ております」
I’m sorry, but he/she is on another line.
I’m afraid his/her line is busy now.

「申し訳ございませんが、○○は出張中です。明日には戻る予定です」
I’m afraid he/she is on a business trip now and will be back tomorrow. 

「申し訳ございませんが、出張で今週の水曜日まで不在となっております」
I’m afraid he/she will be away on business trip until this Wednesday.

「申し訳ございませんが、本日はすでに失礼させていただきました」
I’m afraid he/she has already left for home today.

「申し訳ございませんが、本日はお休みをいただいています」
I’m sorry, but he/she is off today.

文頭をI’m afraidにすると、「大変申し訳ありませんが」というニュアンスになります。

◆担当者が外出しているとき

「申し訳ございませんが、担当者はただ今、外出しております」
I’m sorry, but the person in charge of the matter is not in the office at the moment.

「申し訳ございませんが、担当者は外出しており、3時に帰社の予定です」
I’m sorry, but he/she is out of office right now and will be back at 3.

「申し訳ございませんが、担当者は外出しており、本日は戻らない予定です」
I’m sorry, but he/she is not in the office now, and will not be back today.

「申し訳ございませんが、担当者は昼食に出ております」
I’m sorry, but he/she is out for lunch now.

◆不在を伝えた後の対応

「ご伝言を承りましょうか」 
Would you like to leave a message?
May I take your message?

「折り返し電話させましょうか」 
Should I have him/her call you back?

「一時間後にもう一度お電話いただけませんでしょうか」 
Could you call her/him back an hour later?

「明日、またおかけ直しいただけませんでしょうか」 
Could you call again tomorrow?

◆受けた電話を切るとき

「ご用件は他にありませんか?」
Will that be all?

「他にお手伝いできることはございませんか?」
Is there anything else I can help you with?

「お電話ありがとうございました」
Thank you for calling. Goodbye.
Thank you for your call. Goodbye.

電話の最後には、用件をすべて聞き終えたことを確認し、最後に「お電話ありがとうございました」を意味するフレーズを添えて切るようにしましょう。

インターンシップで自信が持てるよう、英語のフレーズをマスターしよう!

同じ意味でもいくつかの表現方法があり、ビジネスの場では日本語と同様に、より丁寧に話すことが求められます。英語表現に慣れるためには、自分が使いやすいフレーズから、実際に声に出して言ってみることが大切です。いざという場合に備えて、日頃から練習をしておきましょう。

 

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著者:reisuke

人材派遣会社で数年間コーディネーターとして従事し、その後海外へ。現在は、ライター・翻訳者・日本語教師という3つの顔を持つ。政治・経済・教育を中心に幅広いジャンルで執筆中。