女性に人気!未経験でも【一般事務】に転職するためのアピール方法

一般事務と一口に言っても、いろんな業界や職場があります。そんな一般事務に転職するためのポイントとは一体何でしょうか? 初めての人でもわかりやすいよう、事務職への転職状況や志望動機のポイントなどを解説していきます。

一般事務の転職状況とは?

一般事務職、主に組織の各部門において事務手続き的のサポートや各部門で資料作成などを行う仕事です。事務職の中途採用は、一般的に欠員補充という形で行われることが多く、転職市場においては「募集数自体がそれほど多くない」というのが現状です。

一般事務はワークライフバランスが取りやすいイメージがあり、特に大手や有名企業の一般事務職の中途採用では、一人の採用枠に対して数十名の応募が殺到することもあるほど。一般事務の募集は大手企業だけではなく、規模が比較的小さい企業や立ち上げ時の企業、日本に進出直後の外資系企業などでもありますので、幅広く情報収集をしてみましょう。

採用形態は主に「正社員」と「契約社員」、そして「派遣・アルバイト」の三つ。福利厚生の手厚さを考えると正社員での入社が望ましいですが、それが難しい場合でも契約社員として入社し、スキルが認められ正社員として登用されるチャンスがある企業もあります。

また一般職への転職は人気が高いため、経験者が有利なことも。一般事務のキャリアを積むためにまず派遣社員として何社か経験し、一般事務のキャリアを磨いてスキルアップする方法もあります。派遣社員であっても、実力次第で契約満了後に社員にスカウトしてもらえるケースもあるようです。

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一般事務の求人を探す!見つけ方のチェックポイント

一般事務の志望動機について見ていきましょう。大切なのは、その会社の志望理由を「過去の経験ややる気を、事実をベースに伝える 」ということです。

例えば「A社のプレゼン資料を頼まれ、30ページの内容をパワーポイントで1日で仕上げて依頼者のプレゼンを成功させた経験があります。御社では、資料作成などの業務が多いと伺ったので、得意な資料作成スキルが活かせると思います」など、具体的な事例を元にさりげなくやる気を盛り込んで伝えるといいでしょう。その上で転職サイトや企業サイトなどをチェックし、企業が求める人物像にブレないようオリジナルの志望動機を作成していきましょう。

志望動機を検討する際には、その会社の社長や部門長のインタビュー記事なども参考になります。それらの記事があれば、経営方針や社風など、書かれている内容を意識した志望動機を作成しましょう。そのほかWord・Excel・パワーポイントなどのスキルや業界知識と経験、仕事への取り組み方などがポイントとなるので、志望動機にうまくからめるようにしましょう「正社員になりたいから」「産休制度が充実しているから」など、条件面や自己都合の志望動機はNGです。

未経験、キャリアが浅い場合はどうする?

一般事務の志望動機を作成する場合は、経験を元に具体的事例とからめて作成すると良いのですが、一般事務を経験していても未経験の場合でもそれは大きく変わりません。

どのような仕事でもパソコン操作や電話対応など事務的作業はあるので、前職で携わった事務業務やPCスキルを明記した上で、「前職での業務を通した具合的な仕事への取り組み方」や自分の「一般事務への適性」、また「新しいことへチャレンジしたい気持ち」など意欲も盛り込んでアピールしていくと良いでしょう。前職が一般事務でない場合は、「なぜ一般事務を目指すのか」、また「その会社で自分がどう貢献できるのか」を明確に、前向きな姿勢で伝えることがポイントとなります。

 「一般事務は楽そう」という雰囲気が伝わってしまう志望動機では、転職活動もうまくいきません。企業側は「戦力」となる人材を求めているということを念頭に、未経験でも自分がいかに事務職として貢献できるかを、企業側に伝えることを意識しましょう。

年代別の一般事務への転職事情

各年代別の転職事情についてみていきましょう。

一般事務への転職事情【20代】

20代は他の年代と比較し、転職は成功しやすい年代と言えます。キャリアが浅くても今後の伸びしろが期待できるため、仕事を教えたら素直に取り組むか、仕事を覚える意欲はどの程度あるのかなど、素直さや勤勉さ、向上心がポイントとなります。そのため「社風に合うか?」など、その企業や配属される部門との相性も重視されることになります。

一般事務への転職事情【30代】

30代は社会人として10年目程度で、組織内では中堅のポジション。即戦力が求められることが多く、未経験者や経験が浅い場合の転職活動はやや厳しいと言えます。未経験の場合は、前職にどのように会社や部門に貢献したかなどをアピールしてみましょう。この年代は組織への貢献度、適応性、即戦力性などが評価のポイントとなります。

一般事務への転職事情【40代】

他の年代と比較して一般事務での転職が厳しい40代ですが、大企業での管理職経験・専門スキル・MBA資格などがあると有利です。この年代はリーダー職や管理職として期待されることが多いため、マネジメント経験を見られることが多いと言えます。

人気の一般事務職についての押さえるべきポイント!

人気の一般事務職への転職を成功させるには、社会人の基本的なパソコン操作や電話対応・対人マナースキルなど、どのような職種においても必要なスキルがポイントとなります。経験者が有利ではありますが、これらのスキルがあれば未経験者やキャリアが浅い人でも十分にチャンスがあります。

一般事務への転職活動が成功するポイントは、前職と応募案件の連動性をうまくアピールすること。経験者は前職での具体的な仕事内容と経験・意欲をからめた内容を、未経験者は前職の業務で共通する部分から今回の募集に活かせる要素をうまく見つけて志望動機を作成しましょう。社⻑や部長インタビューなどオープンになっている情報をホームページなどから探し、その内容を参考に応募企業の求める人物像や目指す方向をを把握して志望動機に活かすことが、内定への近道と言えます。

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監修:草地稔

大阪生まれ。立教大学経済学部卒業後、リクルートに入社。広告ディレクターとして10年修行積む。日本経済新聞社主催環境広告ポスター展で優秀賞受賞。その他社内の広告賞受賞多数。その後インターンシップ企業でフリーペーパーを創刊し、4年半で10万部まで伸ばす。編集部在籍の学生の就活サポートを実践し、電通、三菱商事、リクルート他有名企業へ続々と内定した。この時、学生時代の実績作りとPR方法で就活の結果が全く異なることを実感する。その後ベンチャー企業や上場企業の取締役を経て、株式会社DAWDYを設立。現在、Web企画の運営、オウンドメディアのプロジュースを中心に活動している。