実践に役立つ!OB訪問のアポイントメントの取り方とマナーまとめ

大手企業の面接を突破するために有効なOB訪問。訪問したい企業の先輩社員のアポイントメントをスムーズに取れるよう、OB訪問申し込みの具体的な方法、訪問をお願いするときのマナー、メールの文例をまとめてご紹介します。

OB訪問の前に知っておきたい!OB紹介のパターン4つ

「◯◯株式会社の社員に、OB訪問したいけれどどうすればいいんだろう?」と悩んでいる方、はじめのステップが分からない方に、まずはOB紹介の基本パターンをご紹介します。

▼パターン1:大学のキャリア支援センターや就職課からの紹介
インターネットでの就活が中心になる以前のOB訪問は、大学就職課を通じての申込みがメインでした。現在、個人情報保護の観点から、キャリアセンターを経由してのOB紹介はしていない大学がほとんどです。そのかわり、大学主催の学内会社説明会で、OBの社員が参加したり、先輩社員の講演会を数多く開催しています。そこに参加してくれた先輩社員に、直接お願いすることが可能です。

▼パターン2:企業の人事部に直接依頼する
会社によっては、人事経由で先輩社員を紹介してくれるケースもあります。メールで問い合わせてみましょう。

▼パターン3:出身大学の先輩による紹介
一番シンプルなパターンです。ゼミやサークルの先輩に、その企業の社員の方がいないか探してみましょう。

▼パターン4:どんなツテを使ってもOK!
「OB訪問は自分の大学の出身者を探す」と思い込んでいる方が多いようですが、OB訪問は出身大学が違っても問題ありません。親戚や友人、SNS、偶然知り合った人など、どんなツテを伝ってもOKです。

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OB訪問のアポイントメントを取る場合に気をつけるべきマナー4つ

忙しい社会人の時間を割いてもらうOB訪問。最低限のビジネスマナーを理解して臨まなくてはなりません。電話やメールでアポイントメントを取る場合に気をつけるべきことから学びましょう。

▼丁寧な言葉づかい
サークルの先輩で旧知の仲だとしても、OB訪問は「社会人とのお付き合い」。特に最初の依頼時は、丁寧な言葉づかいを忘れずに。無理をした謙譲語を使うよりも、しっかりした丁寧語で充分です。

▼連絡は適した時間帯を選ぶ
いつでも気軽に送信できるメールですが、OB訪問に限らず、ビジネスに関わるメールを送るときは送信日時にも気配りが必要です。基本は相手の就業時間内に送信しましょう。もちろん、電話連絡も同じです。電話連絡の場合は「朝イチ」は打ち合わせなどをしていることも多いため、10時以降がよいでしょう。ただし、お昼時は食事中の可能性があるので避けましょう。

▼常に自分から名乗る
先輩社員は、毎日多くの人とやり取りをします。電話でもメールでも、必ず毎回自分から名乗ってください。

▼返信・折り返しがこないときは
誤って削除している可能性もあるので、一度だけ再送してみましょう。再送の際は、「◯月◯日に、以下のメールをお送りしました。私のミスで送信されてない可能性もあるかと思いましたので、再送させていただきます。もしご返信いただけましたら幸いです」などの文面で。何度も問い合わせをするのは失礼です。

【電話編】OB訪問のアポイントメントの取り方!全体的な流れと注意点

まずは、電話でのステップごとの注意点から学びましょう。

(1)OB訪問の担当部署へ電話をつないでもらう
名刺には携帯電話番号と社内デスクの番号が記載されてあります。特に指定された場合を除いて、最初は会社の電話番号にかけましょう。必ず自分から名乗り、就職活動中の学生であること、その社員の連絡先をどこで入手したのかを伝えてください。相手が不在だった場合は、こちらからもう一度連絡する旨を伝えます。

(2)担当に代わったら挨拶をする
ここでもう一度上記の内容を本人に伝えます。

(3)日程調整をする
基本的には「先輩社員の都合に合わせる」が原則です。「どうぞ、予定を教えてください」と言われてはじめて「それでは◯日はいかがですか?」と伺います。

(4)お礼を言う
最後は必ずお礼を伝えて、相手が受話器を置いたことを確認してから電話を切ります。

【電話編】OB訪問のアポイントメントを取る場合のトーク例

電話でアポイントメントを取る流れが把握できたら、実際のトーク内容も想定しておくと落ち着いて応対することができます。先述の「▼パターン1:大学のキャリア支援センター開催の学内セミナーで名刺をもらった」というシチュエーションでのトーク例をご紹介しますので、参考にしてみてください。他のシチュエーションでも、「自分がなぜこの連絡先を知っているのか」を紹介するというところだけ変更すればもちろん使えます!

(1)OB訪問の担当部署へ電話をつないでもらう
私、☓☓大学の鈴木花子と申します。先日、☓☓大学学内就職セミナーで御社営業部の田中様にお話を伺いました。OB訪問のお願いでお電話させていただいたのですが、田中様がお手すきでいらっしゃいましたらお願い致します。

(2)担当に代わったら挨拶をする
私、☓☓大学の鈴木花子と申します。先日は☓☓大学学内就職セミナーでのお話、ありがとうございました。OB訪問のお願いでお電話させていただいたのですが、お時間いただくこと、お願いできますでしょうか。

(3)日程調整をする
日程は田中様のご都合に合わせて調整いたします。
(それでも都合を聞かれたら)勝手を申し上げますと、来週の平日であれば月水金の15時から21時が大変助かります。

(4)お礼をいう
それでは10月5日の水曜日、お時間15時から、御社の本社ロビーでお待ちしております。お忙しい中、お時間いただきありがとうございました。後ほどメールで、連絡先についてご連絡いたします。当日はよろしくお願いいたします。それでは失礼致します。

【メール編】OB訪問のアポイントメントの取り方!メールの基本構成と注意点

メール編では項目ごとに注意点からチェックしましょう。

▼件名
件名には自分の名前+要件を端的に入力します。返信メールは、Re:をできるだけ使わずに入力しなおしましょう。

▼宛名
ビジネスメールでは、送信先に間違いがないように、まず先頭に宛名を入力します。これは入社後のすべてのメールに共通しますので、習慣付けておきましょう。このときの注意点は「省略しないこと」です。(株)などの略号もありますが、必ず正式名称で入力してください。採用担当者名を公開していない場合は、「新卒採用担当者様」と入力します。

▼本文構成
手紙文のような、「拝啓」という出だしは必要ありません。シンプルに用件を入力します。一般的なはじまりの書き方として、「お世話になっております。」がよく使われますが、はじめてメール送信する場合は「はじめてご連絡いたします。」でもよいでしょう。

▼署名
最後に、必ず署名を入れましょう。毎回入力するよりも、メーラーで設定しておくと便利です。文面のどこからが署名なのか分かりやすいように、簡単に修飾してください。

【メール編】OB訪問のアポイントメントを取る場合のテンプレート

メール編でも実際に活用できるテンプレートをご紹介します。シチュエーションは、先述の「▼パターン2:企業の人事部に直接依頼する」です。このシチュエーションの場合は基本的にメールでの問い合わせがよいでしょう。電話かメールかの判断基準ですが、先方から指定された場合、緊急性が高い場合を除いては基本的にメールを選択してください。

▼件名
【◯◯大学/山田和子】OB訪問についての問い合わせ
▼宛名
楽天株式会社
グローバル人事部
新卒採用担当者様
▼本文構成
はじめてご連絡いたします。
私、◯◯大学3年、山田和子と申します。
就職活動を控え、企業研究をしております。馴染み深いサービスと、次々に新しいサービスを生む貴社の仕事に、大変興味をもっております。ぜひ社員の方に実際にお話を伺いたく思っています。ご紹介をお願いすることはできますでしょうか。
お忙しい中恐れ入りますが、ご検討よろしくお願いいたします。
▼署名
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 ◯◯大学☓☓学部▼▼学科
 山田 和子
  kazuko-yamada2019@aaa.ac.jp
  〒000-0000
  東京都杉並区◯◯1-1
  TEL:090-000-0000
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OB訪問のアポイントメントを取るときにはマナーを守るのが基本

就職活動の「最初の山場」にもなるOB訪問。アポイントメントからつまずかないように、しっかり基本を押さえていきましょう。どうすればいいか判断に迷ったときは、ビジネスマナーに照らしあわせて、最終的に取るべき行動を決定しましょう。不安なことがあれば、大学キャリアセンターに相談してみてくださいね。

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著者:沼田絵美

最低求人倍率0.98を記録した2000年卒。当時流行だった就職サークルをインカレで立ち上げ、某新卒就職サイト運営会社に企画営業として就職。東京・名古屋・大阪3都市で中堅から大手企業の採用支援に計10年携わった後、大学キャリアセンター相談業務を担当するキャリアコンサルタント、就職関連ライターとして独立。標準レベルキャリアコンサルタント資格であるキャリア・ディベロップメント・アドバイザー資格所持。