キャリマガ
就活ノウハウ満載!
キャリアを広げるウェブマガジン

エントリーシートや履歴書の送付メールにおける署名・件名作成のコツ

就活が佳境に入ると、企業へエントリーシートや履歴書を添付送信するなど、メールで連絡を取り合う機会が増えます。メールに書く自身の署名や件名はどのようなものがいいのか、また今すぐ使える署名や件名のコツを紹介します。

エントリーシートを送付するメールに署名を付ける理由3つ

志望企業にエントリーシートや履歴書を送る場合、メール文の最後に自分の「署名」(発信者名)を付けるのは、理由が3つあります。

1.自分の名刺代わりにする
一番の理由は、採用担当者に差し出す「名刺代わり」になるからです。就活のフルシーズンに、企業の採用担当者に届くメールの数は数え切れません。担当者がまず知りたいのは、「どこの誰」から送られてきたものであるかということです。したがって、名前をはじめとする送信者の属性(プロフィール)がコンパクトに書かれた「署名」があれば、一目にして理解することができます。

2.企業は添付資料の仕分けと連絡に活用
特に添付で送られてきたのがエントリーシートや履歴書の場合、選考資料としてそれらを整理・分類しなければなりません。整理・分類の仕方は企業によって異なり、大学別であったり、男女別であったり、場合によっては学部別などさまざまですが、この時発信者の属性が「署名」に書かれていると、非常に整理が速やかにできます。また、後々の連絡時にも「署名」に書かれた内容を元に活用することができます。

3.メール文作成の簡素化
就活時の書類作成や志望企業へのメール発信は、たくさんの事務作業が伴います。定型の「署名」を作成しておけば、メールを発信する都度、メールソフトが自動的に「署名」を最後に付けてくれるので非常に効率よくメールを送ることができます。

f:id:epb0804:20171116150304j:plain出典:写真AC

エントリーシート送付用メールの署名に含むべき内容と注意点

エントリーシートなどを送付する時の「署名」には、どんな項目を入れればいいのか、また入れる時の注意点を解説します。

<項目と注意点>
1. 大学名・学部名・学科・学年でワンセット
名刺で言えば、肩書きになります。最初の行に、これをワンセットにして入れます。
2.名前
名前は「姓」と「名」で、間を一字空けます。姓が1文字の場合など、姓名を続けて書くと、姓と名の区切りを間違われることがあります。そして、カッコ書きをしてフリガナもしくはローマ字を打ちます。
3.メールアドレス
PCアドレスを使用しスマホと同期化しておきます。ケータイアドレスは、文書添付ができない場合があります。就活用の学校発行アドレスがベストです。また、新たにメルアドを作成する時は、くだけ過ぎたローマ字読み(mikatyanloveなど)は避けます。アンダーバーとハイフン、ドットなどに要注意です。
4.電話番号
基本は、携帯番号とします。自宅固定電話のある場合は住所と一緒に併記します。
5.郵便番号と住所
「マンション名」「号室」や「様方」表示を忘れないようにします。

<全体的なポイント>
1.「署名」はメール本文の最後に入れますが、本文と切り離して見えるように、「……」などで区切ります。
2.名刺のイメージが出るように頭を揃え、長い住所は2行にしたりしてひとつの塊になるように長さを調整します。
3.大学名と名前がメインなので前に置きます。住所や自宅電話は当面不要なので、下部に来るようにします。

エントリーシート送付用メールに使える!署名用テンプレートのご紹介

次に実際に使える署名のテンプレートを2つ紹介します。前段の注意点を踏まえた上で、A.B.いずれも基本形は同じです。本文と区別する罫線の種類、項目名と内容の間に使用する「:」「/」で変化をつけています。「電話」「TEL」など、漢字とカタカナはどちらかに統一しています。マンション名が入るA.では、郵便番号を含むと長い住所になるので、郵便番号で1行を使った後、改行をして残りの住所を書き、はみ出さないようにしています。
A.
------------------------------------
〇〇大学 経済学部経済学科4年
山田 学(ヤマダマナブ)
MAIL: manabu-yamada@g-mail.com
TEL : 090-0000-0000
住所: 〒123-4567
東京都新宿区〇〇1-1-1〇〇マンション205号
TEL(自宅):03-4567-8901
------------------------------------
B.
=========================
〇〇大学/経済学部/経済学科/4年 
山田 学 (ヤマダ マナブ)
PCアドレス/manabu-yamada@g-mail.com
携帯/090-0000-0000
住所/〒123-4567 東京都新宿区〇〇1-1-1
電話/03-4567-8901
==========================

エントリーシート送付用メールの署名を作成・使用するときに役立つスキル

署名作成と使用する際に便利なツールを紹介しましょう。今使っているメールソフトにもよりますが、一般的なメールソフトなら「署名」という機能が付けいています。これは、メールを作成した時点であらかじめ作っておいた「署名」をメール本文の最後に張り付けてくれる機能です。この機能は、メールを作成するごとに「署名」を作ったりコピペをしたりしなくても自動的に付いてくるので手間が省けて時短になります。

たとえばこれは、Gmailのものです。(以下、「Google Apps :「署名の設定」から抜粋)
""Gmail を開きます。
右上にある設定アイコン 設定 次へ [設定] をクリックします。
[署名] のボックスに署名のテキストを追加します。必要に応じて、画像の追加や書式の変更を行うことで、メッセージの体裁を整えることができます。
ページ下部にある [変更を保存] をクリックします。""
http://www.appsupport.jp/gmail/mail-signature/

こちらは、outlookの「署名作成」のサポートページです。
https://support.office.com/ja-jp/article/%E7%BD%B2%E5%90%8D%E3%82%92%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%81%97%E3%81%A6%E3%83%A1%E3%83%83%E3%82%BB%E3%83%BC%E3%82%B8%E3%81%AB%E8%BF%BD%E5%8A%A0%E3%81%99%E3%82%8B-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2
メール作成画面の「ツールバー」から「署名」をクリックすることで簡単に作成添付することができます。これら以外のメールソフトでも「署名」で検索できます。

エントリーシート送付用メールの件名で気を付けるべきポイント

一般のプライベートメールでは、件名を付けることはめったにありませんが、就活で志望企業とやりとりするメールは、ビジネスメールなので「件名」が必要です。なぜなら、ビジネスメールの特徴として、受信者は日々届くメールを、「件名」と「発信元」を確認し開封の優先順位を決めていくからです。件名のないメールやあやふやな件名の付けいたメールは読むのを飛ばされる可能性があります。
したがって、件名はしっかり書き、以下のポイントに注意します。

1.タイトルに必ず「エントリーシート」や「履歴書」などの文字を入れる。
これは、担当者が一目で用件が分かるためと、後々のキーワード検索にも対応できるからです。
2.「〇〇の件」「〇〇の送付」「〇〇へのお返事」「〇〇のお知らせ」など、長くならないよう体言止めにする。
3.「件名」の後ろに、学校名と名前を入れる。
就活メールならではの注意点で、誰のエントリーシート(履歴書)であるかを注目してもらうためです。
4.「ありがとうございます」や「おはようございます」などの挨拶は件名には不要。

エントリーシート送付用メールの件名の記載例一覧

適切なエントリーシート送付用の件名の例をいくつか紹介しましょう。送付する書類が、履歴書や応募書類一式となっても同様です。

1.「エントリーシートご送付の件」
2.「エントリーシート送付のご連絡」
3.「エントリーシート提出のご報告」

ポイントのひとつである体言止めという点では、「〇〇の件」「〇〇の連絡」といったように、いずれも伝えたい「用件」を明確にしています。

件名にも、敬語を使うべきところは使います。「ご」を付けるのは、相手が目上や取引先などの場合で、就活で学生からすれば送り先は目上なので「ご送付」「ご連絡」「ご報告」となります。送付や連絡という行動が目上の相手に及ぼす時に謙譲語の接頭語「ご」を付けます。しかし、「ご送付のご連絡」となると、敬語が重なるため適切ではありません。

エントリーシート送付用メールの署名と件名は分かりやすく!

エントリーシートや履歴書を送付する時に、用件をしっかり伝える本文はもちろん大切ですが、「署名」と「件名」も分かりやすく書くことが大切です。いずれも受け取る企業の担当者に配慮し、正確にしかもコンパクトに書くことが大切です。

関連リンク

履歴書・エントリーシート・志望動機・自己PRのクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

f:id:epb0804:20170929191254j:plain

著者:GAKUSUI

◆一部上場企業で人事・採用・能力開発を約15年経験。採用では、新卒を中心に面接官はじめ採用選考実務と管理職(採用課長、能力開発部次長)を経験。
◆採用業務だけでなく、人事異動、能力開発、教育訓練等トータルで経験。
◆上記企業で営業部、販売部、企画部で実務から管理職まで経験。また、転職経験もあり(中堅商社6年、国家公務員2年)。
◆新卒専門のキャリアコンサルタント(国家公務員)として直接大学生に対面指導。模擬面接、ES添削、自己分析指導等、就活カウンセリングの実務全般を2年間経験。その間、大学キャリアセンターと連携し講演実績あり。