ピンチ!面接で遅刻しそう…!そんな万一に備えた対策と連絡の仕方

就職活動中、もしも面接に遅刻しそうになったらどうしたらよいのでしょうか?万が一に備えて、企業へ連絡すべき手順や内容の例文の他、スマートフォンアプリを活用して遅刻を未然に防ぐための方法などをご紹介します。

面接で遅刻しそう…。企業に連絡をするときに伝えるべきポイント3つ

面接に遅刻しそうなときは誰しも焦ってしまうものです。しかし、まずは落ち着いて企業に連絡をする必要があります。

遅刻連絡をする際は、以下の3つのポイントを順番通り伝えましょう。

(1)遅刻しそうな旨を謝罪
(2)遅刻理由(電車の遅延、体調不良など)
(3)到着予定時間

まずは誠意を持って謝罪した上で、理由や到着できる時間といった事実を伝えることが大切です。

そして、上記3つのポイントを伝えた上で、到着後の面接実施の可否を必ず確認しましょう。面接官のスケジュールや選考内容によっては、到着が遅れると面接ができない場合も考えられるためです。

場合によっては、別日程で再度面接のスケジュールを調整する必要も出てくることが想定されます。連絡をする際には、スケジュール帳を用意しておくと安心でしょう。

また、寝坊やスケジュールを忘れていたといった理由で遅刻をしてしまうケースも中にはあるかもしれません。もしもそのような場合には「体調不良」というかたちで伝えるのが無難です。

もちろん、このようなミスをしないようにスケジュール管理を徹底することが大前提であり、事実ではない内容を伝えること自体はオススメできません。

しかし、言いづらい理由だからと言って無断欠席をするのはさらに問題です。遅刻連絡は必ずしましょう。

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【例文あり】面接に遅刻してしまう。どのように伝えればよいのか?

次に、遅刻をしてしまいそうなときに具体的にどのような連絡をしたらよいか、例をご紹介していきます。

(1)電話をかけたら初めに話す内容
「お忙しいところ恐れ入ります。私、本日10時より面接のお時間を頂戴しております、●●大学●●学部4年の●●●●と申します。採用担当の●●様はいらっしゃいますか。」

※ 必ず面接時間、大学名・学部名・名前などを具体的に伝えましょう。

(2)採用担当者に繋がったら
「(取り次いでいただいた場合、再度名乗った上で)大変申し訳ありませんが、●●線が遅延しており、到着が10時30分頃になりそうです。本日、このまま面接にお伺いしても差し支えないでしょうか。」
※ 遅刻理由と到着予定時間を伝え、その後の訪問可否を確認します。
※ 担当者が不在の場合には言伝をお願いしましょう。

(3)面接予定の確認
・遅刻しても面接を実施してくれるという返答の場合
「お忙しいところ大変恐れ入ります。では、できる限り急いでお伺いさせていただきますので、どうぞよろしくお願い致します。」
・ 日程を改める場合
「お手数おかけし申し訳ありません。次回はいつお伺いすればよろしいでしょうか。」

このような流れで状況を報告し、指示を仰ぐようにしましょう。

【例文あり】面接に遅刻してしまった場合は、お詫びのメールをする

また、面接に遅刻をしてしまった際には、面接の実施後、もしくは日程の再調整後にお詫びのメールをすることで、丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。

具体的には、以下のような内容をお送りするとよいでしょう。

(1)当日面接時間をいただけた場合
「●●株式会社 ●●様

●●大学●●学部4年の●●●●と申します。本日は貴重なお時間をいただいたにも関わらず、お約束の時間に遅れてしまい大変申し訳ありませんでした。●●様のご好意により、開始時間を変更いただき感謝しております。

本日の面接では●●という点に改めて関心を持ち、貴社への入社意欲が高まりました。
※ 面接で感じたことなどを記載する

末筆ながら、改めてお礼申し上げますと共に、貴社の今後ますますの発展をお祈りいたします。

●●大学 ●●●●」

お礼とお詫びを伝えつつも、面接で感じたことを盛り込むなどアピールとなる内容も忘れないようにしましょう。

(2)面接の日程変更をしていただいた場合
「●●株式会社 ●●様

●●大学●●学部4年の●●●●と申します。本日は貴重なお時間をいただいたにも関わらず、お伺いができず大変申し訳ありませんでした。●●様のご好意により、日程を変更いただき感謝しております。

つきましては、
●月●日(●曜日) 10:00、 ●●●会議室
こちらの日程にて再度お伺いさせていただきますので、改めてどうぞよろしくお願い致します。

末筆ながら、改めてお礼申し上げますと共に、貴社の今後ますますの発展をお祈りいたします。

●●大学 ●●●●」

こちらのケースでは、お礼と共に予定確認をするかたちでお送りするとよいでしょう。

大前提は面接に遅刻しないこと! 遅刻しないための事前にしておきたい対策

万が一、遅刻してしまった場合の対処は必要ですが、前提としては面接に遅刻しないようにスケジュール管理を行うことが重要です。
遅刻やスケジュール忘れをなくすためにできる対策も、今回はご紹介しておきたいと思います。

(1)余裕を持ったスケジュールを組む
複数の予定を同日中に組む必要がある場合には、移動時間を考慮して予定を詰め過ぎないようにしましょう。
また、スケジュール帳には事前に説明会や面接時間だけでなく、移動時間も記載するなどの習慣をつけておくことも重要です。スケジュール組み立てのミスによる遅刻を防ぐことができます。

(2)スケジュール管理アプリを活用してミスを防ぐ
スケジュール管理は手帳だけでなく、スマートフォンのアプリを活用するのがオススメです。カレンダーアプリやタスク管理アプリを活用して遅刻を防ぎましょう。

《具体的にできる活用方法》
・ 大切な予定にはアラームを設定しておく
・ タスク管理機能を活用して、抜け漏れを防ぐ
・ 事前に交通手段と所要時間を登録できる機能を活用し遅刻を防ぐ

例えばこのような対策が可能です。就職活動中はさまざまな予定が並行して入るので、自分の頭の中だけで予定を覚えておくのは難しくなります。ですので、こうしたアプリの機能を上手に活用してみましょう。

面接に遅刻しそうなときにこそ、地図アプリを活用!

また、面接に遅刻をしそうなときに心配なのが、駅から企業までの道のりです。ここで迷ってさらに到着が遅くなってしまう、といった失敗は防ぎたいところ。そうした状況にならないよう、スマートフォンの地図アプリの活用は必須です。

《具体的にできる活用方法》
・ 出発地からの目的地までの最短ルートを教えてくれる
・ 面接会場の住所を事前にお気に入り登録しておけば、すぐにルートを参照することが可能
・ 出発地から目的地までの所要時間が算出できるので目安になる
・ 会場の建物の外観がわからない場合、周囲の写真を参照できる機能などで場所を確認できる

このように、ルートを確認するだけでなく所要時間や周囲の様子まで確認が可能となるので、慣れていない場所に訪問をする際には活用するとよいでしょう。

《注意が必要なポイント》
・ 会社名だけでは地図に表示されないケースがある。事前に住所を確認し、登録しておくことがオススメ

地図アプリがあるからといって、事前の確認をしていないと危険です。会社名だけでは地図に表示されないケースや、近隣に複数のオフィスを持つ企業も少なくありません。正確な住所を事前に確認し、登録しておくようにしましょう。

そうすることで、確実に目的地に到着することが可能となります。

面接に遅刻しそうなときほど、冷静な判断と対応力が必要

面接に遅刻しないようにアプリなどを活用して、スケジュール管理の工夫をすることが前提として大切です。しかし、もしも遅刻をしそうな場合に備え、どのような手順や内容で連絡をするべきか知っておくことも重要なので、今回の内容を念のため覚えておきましょう。

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著者:山崎えま

大手人材会社にて新卒就活ナビの大学向けプロモーションを担当。都内私立大学を中心に年間5,000名を対象とした就活ガイダンスや面接・グループディスカッション講座などを実施。現在は海外在住で就活・キャリアライターとしてコラム記事執筆を中心に就活生を支援しています。