エントリーシート以外にもある!就職活動に必要な書類って?

就職活動は、時期が進むにつれ選考のステージがあがっていき、提出する書類も変化してきます。エントリーシートや履歴書のほかにも、内定をもらうまで用意しておくべき書類があるので、その概要と具体的な準備の仕方を紹介します。

就職活動に必要になる書類一覧

就職活動に必要になる一般的な書類にはどんな書類があるのでしょうか、一覧にしてみました。

1.エントリーシート
エントリーシートは、まさに就職活動のスタートにあたり「御社に興味を持っています!」と手をあげたときに提出する書類です。自己PR(自己紹介、長所、固有能力、特技など)に始まり、手をあげた理由(志望動機、会社のどこに興味を持ったかなど)をコンパクトにまとめ志望企業に提出します。フォーマットは企業側が欲しい人材をイメージしながら独自に作成する場合が一般的ですが、就活応援サイトの作ったオープンエントリーシートなどを指定されることもあります。

2.履歴書
就活生自身の情報として、名前、住所、年齢などの「属性部分」と、「履歴部分」(新卒なので基本は学歴)、「特記部分」(志望動機、特技・資格・趣味など)からなります。
エントリーシートでは志望動機や熱意の部分を中心として記入しますが、履歴書は正確に事実を伝える、個人情報を記載するための資料となります。

3.成績証明書・卒業見込み証明書
セットで提出を求められることが多いこの2つの書類。
成績証明書は学生時代の成績内容を証明したもので、卒業見込み証明書は結果として所定の成績以上を残し卒業に足りると判断された際に大学から発行されるものです。

4.健康診断書
企業が社員を雇用するときに決められている健康診断に代わり、学校で通常に実施される定期健康診断結果の書類を求めます。

企業によってはここに書いてある書類以外を求める場合もありますので、基本的には企業ごとの指示に従いましょう。

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就職活動のどのタイミングで求められる?提出書類を用意すべき時期とは

就職活動に必要な書類は、基本は志望する企業から提出要請があった際に、それに従って提出します。しかし、事前に準備をしておくことが大切で、特に文章表現の工夫が必要なエントリーシートは、前年度の志望企業の提出時期をみてあらかじめ下書きを作っておくとよいです。以下に、一般的な提出時期を紹介しますが、企業によって多少異なるので確認を怠らないようにすることが大切です。

1.エントリーシート
提出は就職活動全体が動き出す3月1日(企業説明会スタート)以降、4月~5月頃に集中します。企業ごとに企業説明会やリクルート専用のホームページで提出に関する具体的な案内があるので、アンテナを張っておきます。また、前年度の提出時期もあらかじめ調べておくと参考になります。

2.履歴書
履歴書はそもそも選考時の正式書類なので、基本は面接前後が一般的です。これも要請されればすぐに持参もしくは郵送となるので、準備はエントリーシート同様、1~3月あたりに準備しておくと安心です。

3. 成績証明書・卒業見込証明書
選考が進んできた段階で、2点セットで提出を求められます。選考が進むというのは、企業が内定に向けて採用予定学生の絞り込みが進んできた頃なので、二次面接あるいは最終面接への案内と同時に持参を要求されます。発行は学校がしてくれ、自筆部分はないので事前準備は特に必要ありません。

4.健康診断書
内定後に求められる場合が一般的です。企業は労働安全衛生規則に基づき、社員を雇い入れると決定した時点で健康診断をしなければならないのですが、大学等で実施した健康診断書で代用できるため、診断書を提出させる企業が多いです。内定通知があってからで十分間に合います。

就職活動に必要な書類の準備方法

就職活動に必要な書類の準備方法について解説します。準備時期と合わせてご覧ください。

1.エントリーシート
準備書類の中では、記入しなければならない文章量が多く、文面に工夫をする必要もあるため、一番時間がかかります。
自己PR部分は文字数400字(40字×10行程度)程度の下書きを作っておきましょう。準備時期は、早ければ早いほど焦らずに済みます。最初はきっちりとした文章にせず、箇条書きでポイントを3点といったように整理しておきます。というのも、実際には企業によって記入文字数が違うので、拡縮ができるようにする必要があるからです。

また、文章は必ず誰かに見てもらうようにしましょう。これは、客観的に読んで分かりやすいものになっているか、熱意が伝わる文章であるかを確認するためです。大学のキャリアセンターはじめ、新卒応援ハローワークなどエントリーシートの文章をチェックしてくれるところはたくさんあるので、チェックを受けながら精度をあげていきます。

2.履歴書
履歴書に貼る写真は就活期間中かなりの枚数になります。言ってみれば志望企業の数と同じ枚数が必要ということになりますね。スピード写真を利用しても差し支えないですが、写真館で撮影をしたものだと、写りもきれいで、より企業に熱意や誠意が伝わりやすくなるでしょう。
記入部分は、大学指定の履歴書を使うので、志望動機以外はすべて同じ内容になり量産が可能です。基本は手書きなので、時間があって落ち着いて書けるときにできるだけたくさん用意しておくといいでしょう。

3.成績証明書・卒業見込証明書・健康診断書
いずれも企業から提出を依頼されたとき、大学に行けば自動発行機で発行してもらえるので本人が準備するものはありません。ただし、大学の事務取扱時間や休日の扱いなどで即日が無理な場合もありますので、提出がいつ可能か企業に伝え、それで問題ないか確認しておく必要があります。

4.推薦状
就活における推薦状はあまり一般的ではありませんが、もし求められた場合は、誰からの推薦状を求めているかを確認後、大学のキャリアセンターに相談します。よくあるゼミの担当教授なら教授との相談ですが、いずれにしろ学生本人が書くものではないので、文面や提出期限など企業へよく確認してから、書いてもらう人に相談しましょう。

就職活動中に慌てないために知っておきたい、書類提出前の注意点

書類を提出するときに慌てないためにチェックポイントを説明します。就職活動で使ういずれの書類も、企業側にとってはビジネス文書なので、間違いがないように確認します。

1.誤字・脱字のチェック
エントリーシートや履歴書、郵送する場合の宛名書きなど、文字記入をする書類は誤字・脱字を必ずチェックします。誤字などを発見した場合は、修正液や二重線などで修正すると見苦しいので、面倒ですが最初から書き直しましょう。

2.手書き書類のコピーは不適
履歴書などの手書き書類で、同一内容だからといってコピーをし、あと印鑑だけを押しておくというのは絶対にやめましょう。

3.証明書類(成績証明書、卒業見込み証明書など)のコピーは原則不可
枚数がいるからといって、証明書類をコピーするのはNGです。ただし、企業によっては「コピー可」と但し書きを入れているところもあり、その場合は大丈夫です。明記がなければ不可と理解しましょう。

4.履歴書の印鑑は認め印を使用
履歴書への押印は必須です。たまに印鑑欄を設けたエントリーシートもあります。いずれも、印鑑は認め印を使い、シャチハタなどのスタンプ形式は使わないようにします。

5.書類は封筒に入れ、宛名書きに注意
書類を手渡す場合は必ず封筒に入れます。大学の封筒でも市販の茶封筒でもかまいません。郵送ではなく手渡しする際も、ビジネスマナーとして書類を裸で渡すことは避けましょう。
宛名は「社名」「担当部(人事部採用課など)」「採用担当〇〇様」とします。特に郵送の場合、宛先の固有名詞をはっきりと明記しておかないと、社内で迷子になる可能性があります。また、封筒の表に「〇〇書類在中」と書くのがマナーです。

就職活動はムダになる?成績証明書で落とされる可能性とは

成績証明書に関して、成績の善し悪しが選考に影響するのかどうかという不安がありますが、これについて解説します。
結論として、悪い成績が原因で落とされることはあまりありませんが、面接の際になぜそのような結果になったのかを問われることは十分考えられるので、あらかじめ回答を考えておくと安心です。勉強以外のクラブ活動や学資金確保のためのアルバイトに精を出したなど、他に頑張ったことを強調するような回答を用意しておきましょう。

就職活動が本格化する前に書類を準備しよう

述べてきたように、就職活動の忙しいシーズンは一気にやってきます。あらかじめ用意できる部分はシーズン前に早めに準備しておき、本番に入ったら、企業研究や面接対策などに時間を当てるようにすることが重要です。

関連リンク

ES/履歴書/自己分析の掲示板・クチコミ - みん就(みんなの就職活動日記)

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著者:GAKUSUI

◆一部上場企業で人事・採用・能力開発を約15年経験。採用では、新卒を中心に面接官はじめ採用選考実務と管理職(採用課長、能力開発部次長)を経験。
◆採用業務だけでなく、人事異動、能力開発、教育訓練等トータルで経験。
◆上記企業で営業部、販売部、企画部で実務から管理職まで経験。また、転職経験もあり(中堅商社6年、国家公務員2年)。
◆新卒専門のキャリアコンサルタント(国家公務員)として直接大学生に対面指導。模擬面接、ES添削、自己分析指導等、就活カウンセリングの実務全般を2年間経験。その間、大学キャリアセンターと連携し講演実績あり。