【メール?電話?】就活の基本!企業に連絡する際の注意点

2018-06-04 更新

就活が始まると企業へ電話やメールでやり取りする機会が増えてきます。メールは敬語で書けばOK、電話も敬語で話しているから良い、というわけではありません。今回は企業と連絡を取る際のマナーやポイントについて解説します。

就活中に企業に連絡を取る時は、「相手本位」で手段を選ぶ

緊急性があるもの、すぐ連絡しないと迷惑がかかるものは電話で

企業への連絡手段にはメールと電話がありますが、どちらで連絡するべきか迷うことはありませんか?そんな時はまず、「緊急の連絡かどうか」と、「相手が対応しやすい連絡方法は何か」を考えてみましょう。

採用担当者は面接を行っていたり、学校訪問をしていたりと常に電話に出られる状況にないことが多いです。そして、対応している学生はあなただけではなく、他にも多くの

学生とやり取りしています。この状況を踏まえて、相手本位で連絡手段を選択することが大切なのです。

あなたが今連絡を取りたいと思った内容は緊急なものでしょうか。その判断基準のひとつとして、「日時が迫っている」「連絡を取らないと、相手にも迷惑がかかってしまう」という状況が挙げられます。

例えば、面接前日や当日に行けなくなった場合は、必ず電話で連絡を入れます。面接当日に遅刻しそうになった場合も、電話連絡が必要です。時間帯を選んで電話を入れましょう。(時間帯については後述します。)

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会社への電話のマナーのクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

緊急性がないもの、相手が忙しい時間帯に連絡する場合はメールを

緊急でなければメールで連絡を取り、採用担当者からの返事を待ちます。返事が来るまでは2、3日かかることもあるため、その日数が待てないほどの用件であれば緊急性があると判断できますので、電話で連絡をしましょう。

f:id:epb0804:20180521125938j:plain出典:ぱくたそ

就活で電話連絡が必要な、緊急の状況パターンとは

「緊急の場合は電話がいい、ということはわかったけど、この状況ってそもそも緊急なの・・・?」と、緊急なのかそうでないのかを、そもそも判断できないという場合もあるかと思います。ここでは緊急連絡の事例と、どのように連絡を取って話をすれば良いのか紹介します。

面接に遅刻しそう

面接に遅刻しそうというのは、面接直前に起こる緊急事態です。基本的は「遅刻しそうだと分かった時点で電話する」というのが鉄則です。

例えば、電車に乗ろうとして駅に着いたとします。このときにホーム内のアナウンスなどで電車が遅延していると気づいたら、すぐに到着時間を調べましょう。他のルートや方法でも間に合わず、どうしても予定より遅れることが分かったら、すぐに企業へ連絡します。

電話の際にはなるべく静かな場所に移動して、必ずお詫びの言葉を添えます。また、到着予定時刻も併せて連絡しましょう。

<例>
「わたくし●●大学の△△と申します。現在電車のダイヤが乱れておりまして面接に間に合わなくなりそうで、ご連絡しました。遅刻することになってしまい申し訳ございません。●時くらいには到着できそうなのですが選考していただくことは可能でしょうか?」

体調不良で面接に参加できない、面接日の日程を変更してほしい

体調不良は急に起こりえることです。また、面接日までまだ日にちがある場合は電話とメールで、日程が迫っている場合や当日の場合は電話で連絡しましょう。

<例>
「わたくし●●大学の△△と申します。体調を崩しておりまして面談(会社説明会)に参加できません。大変申し訳ございませんが、別日程で選考していただくことは可能でしょうか?」

ちなみに、体調管理は社会人にはとても大切なことです。就活中から体調には十分気を付けましょう。

【電話編】就活中の学生がおさえておくべき電話連絡の流れ

1. メモとペンの準備

企業に電話をかけるのは緊張するものですが、そこで言われた内容を忘れる、もしくはうろ覚えになってしまった、という事態は絶対に避けましょう。企業の担当者が話す内容には、面接の日程や時間、持参物等重要な内容が多いため、必ず電話をする際にはメモとペンを準備しましょう。裏紙や封筒の端などにメモをして間違って捨てたりなくしたりしないよう、きちんとメモ帳を用意してくださいね。

2. 事前に誰に電話をかけるのか名前や部署を確認する

電話をかけてすぐに採用担当者につながるとは限りません。代表ダイヤルであったり営業所の電話番号であったりすることもあります。どの部署の誰(担当者名)に電話をしたいのかを明確にして伝えられるようにしましょう。

3. 話す内容をまとめる

電話をかける前に話の内容をまとめておくことは特に重要です。いざ電話をしてみると緊張してすぐに言葉が出ないことや、相手にうまく伝わらない場合もあります。箇条書きでも構いませんので、話す順番に簡潔に内容をまとめておきましょう。

4. 静かな場所で電話をかける

騒がしい場所で電話をかけるとお互いに声が聞こえづらいものです。また、相手の言葉が聞き取れず何度も何度も聞き返すのは、相手に迷惑をかけてしまうこともあります。例えば自分の部屋、学校内の静かな教室、屋外でも公園等静かな場所を見つけて電話をしましょう。途中で電話が切れてしまわないように、電波の弱い場所、地下などもできるだけ避けましょう。

事前準備が整ったら企業に電話をかけましょう。ここから電話のかけ方について書いていきます。

【電話のかけ方】

1. 自分の名前を名乗ります

「お世話になります。わたくし、●●大学の△△と申します。」
まず「名乗る」ことは電話のマナーです。電話をかける時も受ける時も、最初に名乗ることを習慣付けましょう。

2.つないでほしい部署を伝えます

「人事部の●●様はいらっしゃいますでしょうか?」
ご本人が電話に出てくれた場合はそのまま内容に入って良いですが、違う場合はつないでもらうまで待ちます。

3. 話の本題に入ります

事前に作った用件をまとめたものに沿って伝えたいことを話します。
だらだら話をせずに簡潔に伝えましょう。

4. 電話を切ります

「お忙しいところありがとうございました。」
「よろしくお願いいたします。失礼いたします。」など結びの言葉で締めます。
相手が受話器を置くのを待ってから切るようにしましょう。

【会話中のマナー】

・聞き取りやすくハキハキとした声で話す
・声色は明るく。はっきりと話す
・正しい敬語を使う(若者言葉を使わない 例:そうなんすね、まじですか、等)

【担当者が不在だった場合】

「本日お戻りになる時間は何時頃になりますでしょうか?またこちらからお電話させていただきます。」と質問して相手の戻り時間に合わせてかけなおします。

【担当者から電話があった場合】

採用担当から電話があった際、電話に出られない場合もあるでしょう。留守電に「またこちらからかけます」とメッセージが入っていたとしても、再度かかってくるのを待たずに自分から必ずかけなおしましょう。そして採用担当につながったらまず下記の言葉を添えます。

「お忙しいところ失礼します。わたくし、■■大学の○○と申します。本日お電話をいただきましてありがとうございました。いただいたお電話に出られませんでしたので折り返しご連絡致しました。」

【メール編】就活中の学生がおさえておくべきメール連絡の流れ

メールを打つこと自体は慣れている人が多いと思いますが、企業へ送るビジネスメールはどうでしょうか?ここではメールで問い合わせをする際のマナーと具体的な本文の書き方について紹介します。

1. 就活用のメールアドレスを作る

普段使っているメールアドレスを企業との連絡用にしてしまうと、他のメールに紛れて気づかなかったり、迷惑メール機能を使っている方はPCメールが排除されたりして、連絡ミスの原因なりかねません。また、メールアドレスが分かりづらい、就活にふさわしくないアドレス名だと良い印象を持たれないことも考えられます。大学で取得できるメールアドレスやフリーメール(gmailなど)を使って就活用にメールアドレスと取得しましょう。アドレス名は自分の名前等分かりやすいものが良いです。

2. 件名は簡潔に用件が伝わるように書く

件名は20文字程度で書くことが望ましいと言われています。採用担当者は一日に数十通のメールを受信しているため、件名を見てメールの内容が分かるような表記にしましょう。

【良い件名例】
「【●●様】面接のお礼(〇〇大学 氏名)」
・相手の名前が入っている
・目的が明確
・シンプル

【NGな件名例】
・件名が空白
・「ありがとうございました」「お疲れ様です」など

3. メール本文を作成する

1)送信先を書く
社名、部署名、役職、名前の順で書きます。
「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」
※(株)と省略せず「株式会社」と記載しましょう

2)名乗る
差出人はメールに記載してありますが、再度名乗るのがビジネスマナーです。
「〇〇大学の△△と申します」

3)本文 分かりやすく簡潔に!
件名と同様に本文に関しても、分かりやすく簡潔な文章を心がけましょう。
改行や適度に行間をあけることも見やすさアップのポイントです。一般的に一行35文字程度で改行することをオススメします。
また、メールの本文の最後には署名を付けると採用担当者も連絡・確認もしやすいです。基本的には学校名、名前、電話番号、メールアドレスを記載しておき、可能であれば携帯の番号等も記載しておくと良いでしょう。逆に企業からメールを受けた場合は原則24時間以内に返信しましょう。

【記載例】
株式会社○○
人事部 ■■様
〇〇大学●●学部▲▲学部■■と申します。
この度は、面接のご案内をいただきありがとうございます。
面接日程の希望についてご連絡致しました。
下記の日程で、貴社にお伺いすることが可能です。
・6月4日(月)13:00~15:00
・6月8日(金)14:00以降
お忙しい中恐れ入りますが、
ご検討の程よろしくお願いいたします。

〇〇大学●●学部■学科 3年
(氏名)
携帯:090-1000-0000
e-mail:oooo.ppp @gmail.com

就活中の学生からの電話が面倒がられる時間帯とは

企業に電話で連絡をする場合、何時でも良いというわけではありません。会社が9時から始まっているだろうと朝一番に電話をかけたり、授業が終わったからと17時過ぎに電話をかけたりすることは自分本位でマナー違反です。少し考えれば分かることですが、相手が忙しい時間帯には電話をかけないようにするというのが、ビジネスにおいての電話のマナーです。

下記の時間に電話をかけるのは良くないとされていますので注意しましょう。

・9時~10時(始業直後):当日の業務の打ち合わせ等の時間
・12時~13時(昼食):出かけていることが多い
・17時~20時(終業直前):業務の追い込みや、翌日の業務準備等(定時を過ぎている場合もあります)

この時間帯は、どこの企業もバタバタしているので電話をしないほうが無難です。平日の14時-17時が良い時間帯だと言えるでしょう。 また休日・祝日はほとんどがお休みですので連絡を控えましょう。

ただし、緊急性がある場合には例外です。「その日の面接に遅刻しそう」等、緊急連絡電話であればマナー違反ではありませんからきちんと連絡しましょう。

【土日、夜間等どうしても電話連絡が必要な時の注意点】
・土日や祝日等
「お休みのところ恐れ入ります。わたくし●●大学の…」と始めに平日以外の日に電話をかけていることをことわってから名乗りましょう。
・夜間
「夜分遅くに恐れ入ります。わたくし●●大学の…」と始めに夜間帯に電話をかけていることをことわってから名乗りましょう。

「就活中の学生」だからこそ、マナーに気をつけよう

就活生はまだ学生ですが、企業は「この学生は、社会人としてきちんとした振る舞いができているか」というポイントであなたを見ています。企業にコンタクトを取る際には社会人としてのマナーをおさえて、電話が良いかメールが良いか判断に迷った際には、ここに紹介したことを実践してみてください。

関連リンク

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著者:RIKUA

大手アパレルにて4年勤務後、広告業や人材業にて人事系統に8年、企画系統に5年勤務。広告会社にてフリーペーパーの記事作成やリライト、校正、新卒社員に向けたメルマガ配信等,ライティング経験有。また、人事部の立ち上げや運用等人事採用関連の知識を活かし、大学内や就職支援機関での就職セミナー講師も行う。