面接のお礼メール送信はマナー?志望動機は必要?効果的な書き方とは

2018-06-04 更新

面接の後、面接官にお礼のメールを送るかどうかで悩んでいませんか?
こちらでは面接のお礼メールを送るメリットと、送るタイミング、文章作成の際に気をつけるべきことなどを、テンプレートとして使える例文とともにお教えします。

就活で、そもそも面接のお礼メールはマナーとして必要?

【面接のお礼メールは送らなくてもマナー違反にはならない】

今こちらを読んでいる方の中には「そもそも、面接のお礼メールって送るべきものなの?」と疑問に思っている方も多いことでしょう。
結論を言うと、面接のお礼メールは送ってもいいですが、送らなくても失礼には当たりません。それに実際のところ、送らない就活生のほうが多いようです。また、特に採用人数の多い大企業の場合だと採用担当者も忙しいので、わざわざお礼メールを送っても読んでもらえない可能性もあります。それでもお礼メールを送るには理由があるのです。

【面接のお礼メールを送ることで周囲よりリードできる可能性も】

送らなくても失礼には当たらないお礼メールをあえて送るメリットはただ1つ。「選考時に周囲より一歩リードできる可能性が生まれる」という点です。たとえば面接官が、あなたと、あなたと同レベルの就活生のどちらを次の面接に呼ぶか迷っているとします。そこにあなたから丁寧なお礼メールが届いたら、もしかしたらその熱心さを買われてあなたが選ばれるかもしれませんよね。
ですので、特に第1志望の会社の面接後にはお礼メールを送ることをおすすめします。なにより、やれることは全てやっておいたほうが後に悔いが残りません。

▽面接のお礼に関する就活生のクチコミはこちら
面接のお礼?のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

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面接のお礼メールを出すタイミングはいつ?

【面接が終わったらなるべく早く送る】

それでは、面接のお礼メールを送る時期はいつがベストなのでしょうか。
基本は、面接が終わったらなるべく早く、と覚えておいてください。できるだけ面接当日に送るようにしましょう。会社によっては、面接が終わってすぐに合否を決めることもあるので、結果が確定する前に送りたいところです。遅くても翌日には送ること。
そして、1次、2次、最終などと複数回ある面接のうちどこで送るかについてですが、基本的にはどの面接の後にも送っておきたいところです。しかし毎回送るとうるさく思われそうな場合は、ここぞというときだけ送るのもいいでしょう。

【面接で伝えきれなかった、誤解を招いたことはお礼メールでリベンジ】

面接で言いたいことをうまく伝えられなかった、または言ったことを誤解されたと思われる場合は、お礼メールで補足することでリベンジすることができます。このとき、面接終了後できるだけすぐに会社への熱意を伝える内容のメールを送り、リベンジをはかりましょう。
また、面接での感触がよかった場合も、メールで最後のひと押しをすると効果的です。特に社員数などがそう多くない中小企業などの場合は、1つのアクションが会社全体に伝わりやすいので、効率よく自分を印象づけることができます。

面接のお礼メールの例文を見てみよう

それでは、面接のお礼メールの例文をご紹介します。

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件名 本日(〇月〇日)の面接のお礼 〇〇大学 集括一郎
株式会社〇〇御中
〇〇部〇〇様
いつも大変お世話になっております。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いて面接をしていただき、
誠にありがとうございました。
〇〇様から〇〇について分かりやすくご説明を伺うことができ、
〇〇であることについての理解を深められたように思います。
以前から貴社を第一志望としておりましたが、
本日の面接を経て、貴社で活躍したいという気持ちがますます強くなりました。
念願叶って貴社の一員となれた際には、
より一層の努力を重ね、自己を高めてゆく所存です。
大変略儀ではございますが、まずはメールにてお礼申し上げます。
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集括 一郎(しゅうかつ いちろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
メールアドレス:〇〇〇@〇〇.〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇 〇〇県〇〇市〇〇〇〇
電話番号: 〇〇-〇〇〇-〇〇〇
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【お礼メールでおさえておくべきポイント】

具体的にはどのように変更したらいいか、以下にお礼メール作成のポイントをご紹介します。
・件名
件名はできるだけ簡潔に、忙しい面接官がパッと見てすぐ内容が把握できるものにしましょう。
また、件名は必ず記入すること。件名が空欄のメールは中に何が書いてあるのか分からないため不気味な印象を与えやすく、ウイルスメールのようにも見えるため、スルーされる確率が高くなってしまいます。
・宛先名
会社名や部署名は、ホームページや先方から受けたメールなどで必ず正式名称を確認し、誤字脱字など決してないよう細心の注意を払って記入しましょう。
・本文
まずは面接の機会を設けてくれたお礼を述べ、面接で印象に残った話や感想などを簡潔に伝えます。面接中に盛り上がった話などがあれば添えると、「ああ、あの人か」と思い出してもらいやすいでしょう。
そして会社への熱意と志望度をアピールする文面を添えます。たとえ面接ですでに伝えた言葉の繰り返しになったとしても、面接官の心により強く印象づけるために積極的に盛り込みましょう。
最後に文章全体を冒頭から通して読み、誤字脱字がないか、分かりやすい表現で意味が伝わりやすく、読みやすいかをチェックします。あまり長すぎると読みとばされるかもしれないので、6~7行程度におさめましょう。
また、終始丁寧な言葉づかいを心がけることも大切です。たとえ面接官とすでにくだけた間柄である、または終始笑いが絶えないようなフランクな印象の面接であった場合でも、お礼メールではけじめをつけること。顔文字や絵文字、(笑)などを使わないのは言うまでもありません。
・署名
メールアドレスや電話番号は、携帯電話の番号などできるだけ連絡のつきやすいものを記載しましょう。

【お礼メールはスマホではなく、できるだけパソコンで作成しよう】

スマートフォンや携帯電話から送られたメールをパソコンで開いたとき、文章の改行や画面の空白に違和感を覚えたことはありませんか?
面接官はパソコンでメールチェックすることが多いと思われるので、こちらからのメールもパソコンで作成するほうが無難です。

こんなときはどうすれば?面接のお礼メールで困りやすいこと

さて、会社へのお礼メールを作成していると、こんな困りごとに直面することもあるでしょう。

たとえば、面接官の名前を聞いたのにハッキリ思い出せない場合、宛先名はどう記入すべきでしょうか。ここで一番してはいけないのは、相手の名前をおぼろげな記憶を頼りに記入することです。その記憶がもし間違っていたらどうするのでしょうか。面接官が自分の名前を間違って記入されたお礼メールを読んで、好印象を抱くことはまずありません。こんなときは、「採用ご担当者様」と記入するべきでしょう。
こうした困りごとを防ぐためには、面接官から名前を聞いたらできるだけ早く紙に書き留めるなど、記憶が新しいうちにメモを残すこと。

「これくらい覚えられるだろう」と自分の記憶力を過信してはいけません。面接の後に不意の事件に遭遇し、記憶が飛んでしまうことだってありえるからです。
またお礼メールを送信するとき、送信先にどのメールアドレスを設定したらいいか分からなくなることもよくあることです。

これまでに面接官とメールのやりとりをしたことがあるなら、最後の署名部分のアドレスがベストでしょう。または会社のホームページに採用担当の連絡先として記載されているアドレスを設定しましょう。

また、面接官へのお礼をメールではなく、ハガキで出す人もいますが、これにはメリットとデメリットがあります。メリットは、「印象に残る」ことです。メールでお礼を済ませる学生が多い中、便箋・封筒ではなくあえてハガキで出せば、先方には物珍しさから印象に残るでしょう。

一方、ハガキは同じ郵便物でも便箋・封筒に比べてカジュアルな印象を持たれるものです。特にビジネスマナーに厳しい面接官の場合、お礼状をよりカジュアルなハガキで出すことに対し、ネガティブな評価を下されることもあります。このようなリスクを考えれば、メール、もしくは封書でお礼を述べるのが無難だといえます。

お礼メールをするなら、面接に臨む前に準備しよう

面接のお礼メールをするつもりであれば、面接に出向く前にあらかじめメールソフトで宛名や文章などを下書きし、保存しておきましょう。
面接のお礼メールはスピードが命。読みやすく、かつ志望度の高さが伺える熱意のこもったメールをいち早く面接官に送信し、周囲から一歩抜きんでたいところですね。

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著者:小室直子

臨床発達心理士
中級教育カウンセラー
東北福祉大学大学院修士課程卒業後、専門学校専任講師、大学の非常勤講師として心理学系科目の講義を行うかたわら、のべ200名の就職支援の経験を持つ。