内定辞退、どう伝える?電話・メール・手紙の話し方例・書き方例

せっかくもらった内定を、こちらの都合でお断りする内定辞退。今後社会人として生きていくにあたって、こうした別れ際の身の振り方はとても大切です。ここでは電話・メール・手紙の正しいかけ方・書き方のマニュアルと話し方と書き方の例文を作りました。ぜひ内定辞退の本番マニュアルとして役立ててください。

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声のトーンが大事!正しい電話のかけ方

<電話のかけ方マニュアル>

1.まずは所属・氏名を伝える。
2.採用担当者の所属部署・氏名・肩書きを伝え、電話を代わってもらう。

・採用担当者が会社にいた場合
3a.採用担当者に電話を代わってもらったら、改めて所属と氏名を伝える。
4a.内定をもらったことについてのお礼を伝える。
5a.今電話をしても問題ないか、相手の都合を尋ねる。
6a.内定を辞退する旨を説明する。
7a.これまでの面接等についてのお礼を述べ、電話を切る(理由を聞かれたら正直に答える)。

・採用担当者が不在だった場合
3b.戻り時刻を尋ねる。
4b.こちらから電話をかけ直す旨を伝え、電話を切る。

<電話をかける時のポイント>

  1. 14時から16時ごろにかける。
    朝一番、昼休み時、終業間際は捕まりにくく、相手にも迷惑がかかります。
  2. 声のトーンに細心の注意を払う。
    電話は声のトーンでこちらの気持ちが伝わります。「内定辞退をしてしまった申し訳ない」という気持ちが伝わるように、高いトーンで話すようにしましょう。

【例文】電話で内定辞退をしてみよう

このマニュアルをもとに、電話での内定辞退のシミュレーションをしてみましょう。なお以下の例文では「就」が就活生、「採」が採用担当者のセリフを示します。

採:「お電話ありがとうございます。○○商事でございます」
就:「わたくし、○○大学○○学部○○学科の□□□□と申します」
採:「お世話になっております」
就:「お世話になっております。人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」
採:「私です。□□さん、お久しぶりです」
就:「ご無沙汰しております。この度は内定のご連絡ありがとうございます。△△さん、今5分ほどお時間を頂戴してもよろしいでしょうか」
採:「ええ、大丈夫ですよ」
就:「大変申し上げにくいのですが、今回の内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。大変申し訳ありません。(以下理由を簡潔に)」
採:「そうですか……わかりました。お電話ありがとうございました」
就:「これまで面接などで大変お世話になりました。それでは失礼いたします」

▽内定辞退に関する就活生のクチコミ
内定辞退のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

件名と書き出しに注意!正しいメールの書き方

<メールの書き方マニュアル>

1.タイトルは簡潔かつ内容を読まなくてもわかるように書く。
2.本文冒頭には相手の会社名と所属・氏名を書く。
3.次に自分の所属(大学名など)と氏名を書く。
4.内定をもらったことについてのお礼を述べる。
5.そのあと、謝罪文とともに内定辞退の旨とその理由を書く。
6.メール連絡で済ませることについての謝罪文を書く。
7.締めの挨拶文を書く。
8.最後に署名を書く。

<メールを書く時のポイント>

  1. メールでの内定辞退は企業を選ぶ。
    基本的に相手の企業がIT企業の場合、メール・Webを使って選考を進める企業の場合、採用担当専門のメールアドレス・メールフォームがある企業の場合だけにしましょう。
  2. メールでの内定辞退は「失礼なこと」と心得る。
    メールは電話や手紙と比べて、ビジネスシーンではまだ簡易な連絡手段です。そのためメールでの内定辞退そのものが人によっては「失礼なこと」と思われる可能性があります。

【例文】メールで内定辞退をしてみよう

株式会社○○
人事部 △△ △△様

お世話になっております。
先日、面接でお時間をいただいた〇〇大学〇〇学部〇〇学科の□□□□です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内定をいただいたにも関わらず、大変恐縮なのですが、入社を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

(以下理由を簡潔に)

これまで貴重なお時間を頂いて選考してくださったにも関わらず、このようなお返事をすることとなり、まことに申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

また本来なら直接お会いして申し上げるべきところを、このような形でのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

今後の貴社のご発展とご健勝をお祈り申し上げます。

□□□□
○○大学○○学部○○学科
〒000-0000
○○県〇〇市〇〇町○丁目○番○号
携帯:090-0000-0000
mail:*****@****.ac.jp

▽内定辞退に関する就活生のクチコミ
内定辞退ってどうやってするののクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

宛名書きにも注意!正しい手紙の書き方

内定辞退の際の手紙は、基本的に電話連絡のあとに追加で送るものです。手紙だけで内定辞退の連絡をするのは一般的ではないので注意しましょう。

<手紙の書き方マニュアル>

1.頭語と時節の挨拶、安否の挨拶を書く。
2.内定をもらったことについてのお礼を書く。
3.電話での内定辞退の連絡を踏まえたうえで、重ねてお詫びの言葉を書く。
4.簡潔にわかりやすく内定辞退の理由を書く。
5.今までのお礼を書く。
6.結びの挨拶、結語と日付・所属・氏名を書く。

<手紙を書く時のポイント>

  1. 便箋は縦書きのものを選ぶ。
    目上の人に出す手紙は一般的に縦書きのものを選ぶのがマナーです。
  2. 宛名書きにも注意する。
    社員数の多い企業に送る手紙の宛名は、住所と名前だけでは届かない場合があります。封筒の中央に名前を書き(役職者の場合は名前の上にやや小さめの字で書く)、その右側に社名と相手の所属を書きましょう。また裏面には差出人の住所・氏名を書きましょう。

【例文】手紙で内定辞退をしてみよう

拝啓

初秋の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

先日お電話にてお話しいたしましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただくことにいたしました。
採用グループの皆様には選考中より大変お世話になったにもかかわらず、このような形でご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。
○○(理由を簡潔に)という理由で、辞退を決意した次第です。

面接や選考通過のメールの際に頂いた△△様の温かい言葉には、就職活動中何度も励ましていただきました。ありがとうございました。
誠に勝手な申し出ですが、お許しいただければ幸いです。

△△様、御社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

平成〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇大学○年□□□□

避けては通れない内定辞退の道

現在の就活戦線では複数の内定を獲得する就活生が多く、内定辞退は誰もが通る道といえます。内定を出してくれた企業の人たちに失礼のないように、自分の考えをしっかり伝え、社会への一歩を踏み出しましょう。

関連リンク

内定辞退のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)
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監修:小室直子

臨床発達心理士
中級教育カウンセラー
東北福祉大学大学院修士課程卒業後、専門学校専任講師、大学の非常勤講師として心理学系科目の講義を行うかたわら、のべ200名の就職支援の経験を持つ。