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面接の日程調整返信マナー|メールの書き方を例文付きで解説!

就職活動で選考が進んでいくと、応募先企業とメールをする機会が多くあります。いざ面接となった場合に日程調整はどうしたらよいか、企業からのメールにどのように返信をすればよいか、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。ここでは、面接の日程調整返信メールのポイントを例文を交えて、わかりやすく解説していきます。

面接日程の調整が必要!さて、返信はどうする?

f:id:hito-contents:20180112165049j:plain出典:pixta

書類選考の通過通知メール内に、面接日が記載されていることも少なくありません。通常なら喜ばしいことです。
しかし、スケジュールを確認してみると…他社の面接日とバッティングしていることも。また、すでに面接日は決定していても、例えば法事などで、急遽スケジュールを変更せざるを得ないこともあるかもしれません。

そこで必要になるのが、日程調整の返信マナー。然るべき用事があって面接に行けないのですから、“日程調整はできて当然のこと”と考えている方もいるかもしれませんが、実は、その返信マナーは、企業があなたを判断するひとつの要素になる場合があります。

就活の最大の難関は面接。しかし、返信マナーといった、面接以外の態度が内定にも少なからず影響してくる可能性があるのです。

▽面接日のダブルブッキングに関するリンクはこちら
ダブルブッキングのクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

採用担当も日程調整は大変

さて、返信マナーを学ぶ前に、意識しておきたいことがひとつあります。それは、採用担当者は、数多くの就活生のスケジュールを管理しており、「就活生全員のスケジュールを熟慮して、日程を決めるのは非常に難しい」ということ。特に集団面接ではなおさらで、スケジュール変更は、採用担当者にとって大変な労力なのです。

ですから、直接面接には関係がなくても、謹んで調整を依頼するという態度がわかる返信メールが大切であり、好印象であれば、のちの面接の評価にも十分つながっていくことでしょう。

では、実際に、どのような返信マナーが面接の日程調整に必要なのか?例文とともにチェックポイントを挙げていきます。

1. 打診された日時に参加できないケースの例文

「丁寧・明確」返信メールで好印象を!

<例文>

株式会社〇〇
人事部 採用担当 △△様

大変お世話になっております。
××大学○○学部の△○と申します。

面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

日程につきまして、ご相談させていただきたいことがあり、
メールいたしました。

ご多用の折、まことに申し訳ないのですが、
下記日程のいずれかで、面接日の変更をお願いできますでしょうか。

1)平成30年×月2日(月) 終日
2)平成30年×月3日(火) 午前
3)平成30年×月6日(金) 午後

お手数をおかけしてしまい恐縮ですが、
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------------
××大学○○学部
△○△○

tel:○○○-○○○○-○○○○
mail:○○○○@○○.com
--------------------------------------------------

チェックポイント「丁寧かつ内容は明確に」

・面接日程メールのお礼を述べてから、本題へ
・参加できない旨を詫び、いつなら参加できるのかを必ず記載
・候補日は3候補ほど、時間は細かく設定せず「午前」「午後」「終日」で分ける

日程調整メールは簡潔が大前提です。しかし、突然日程を変更したいと伝えてしまうのはNG。お礼→本題→お詫び→日程の提案といった順番を覚えておきましょう。

候補日については、1日のみではなく、3案ほど提案するのが基本。また、同じ週内での日程で揃えるのがベストですが、どうしても間が空いてしまう場合は、日程の下へ「*所用で日にちが空いてしまっており、お手数をおかけいたします」などの注釈を入れておきましょう。

2. 急遽参加できなくなったケースの例文

詳細を伝えるのではなく簡潔に!

<例文>

株式会社〇〇
人事部 採用担当 △△様

大変お世話になっております。
××大学○○学部の△○と申します。

先日は面接日をご設定いただき、まことにありがとうございました。

日程につきまして、ご相談させていただきたいことがあり、
メールいたしました。

ご多用の折、まことに申し訳ないのですが、
面接日の変更をお願いできますでしょうか。

当日〇〇〇があり、どうしてもお伺いすることが難しくなってしまいました。
大変恐縮ではございますが、
下記日程のいずれかで、
改めて日程をご調整いただきたいと考えております。

(1)平成30年×月2日(月) 終日
(2)平成30年×月3日(火) 午前中
(3)平成30年×月6日(金) 午後

お手数をおかけしてしまい恐縮ですが、
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------------
××大学○○学部
△○△○

tel:○○○-○○○○-○○○○
mail:○○○○@○○.com
--------------------------------------------------

チェックポイント「なぜ参加できないかを簡潔に記載」

・まず、面接日を設定してもらったことへのお礼
・参加できない理由を明確に記載

基本的な構成は、1.と変わりません。面接日決定後の日程調整ですから、まずは設定してもらったことに対するお礼を述べ、日程調整の話題へと展開しましょう。本題の「参加できない理由」は、簡潔に説明するのがベストです。事細かに記載する必要はありません。

▽面接の日程調整に関するリンクはこちら
面接日程調整のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

その他の気をつけたいポイント

上記2つの例文で返信マナーはおおよそ把握できたと思われますが、補足として気をつけておきたい注意点がいくつかあります。こちらも最後にチェックしておきましょう。

■調整メールは迅速に
日程調整が必要な場合は、迅速に返信することが大切。採用担当者からの初の面接日の打診であれば、遅くとも24時間以内の返信が基本です。急遽参加できない用事が発生した場合は、その時点で返信します。また、このような場合は、メールよりもまず電話での依頼の方が良い場合もあるかもしれません。電話をする場合、営業開始直後、お昼休憩中、就業間際は避けて電話をするようにしましょう。

■面接日程の調整は1度がマナー
何度も日程調整するのはNG。採用担当者に悪い印象を与えてしまします。面接調整は1度と、覚えておきましょう。

■参加できない理由には注意
法事や体調不良などでの日程調整は、その旨を正直に伝えて問題はありません。しかし、NGなのが、「他の会社の面接と重なっている」と、伝えてしまうこと。これを聞いて、よい印象を受ける企業はありません。嘘はよくないと感じる方もいるかもしれませんが、相手が納得する内容を伝えることも必要なのです。

以上が、返信マナーとなりますが、「相手を慮る」、「社会人に相応しい内容」この2点を基礎にすれば、そう難しいマナーではありません。面接に備えて、ぜひ早めに身につけておいてはいかがでしょうか。

参考資料

マイナビ2016オフィシャル就活BOOK 要点マスター! 就活マナー
著者:美土路 雅子
出版:マイナビ (2014/8/27)

関連リンク

面接日程調整のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

 

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監修:小室直子

臨床発達心理士
中級教育カウンセラー
東北福祉大学大学院修士課程卒業後、専門学校専任講師、大学の非常勤講師として心理学系科目の講義を行うかたわら、のべ200名の就職支援の経験を持つ。