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すみません、辞退します!面接の選考辞退をする際のメールマナー

就活が進むに連れ、途中で辞退したくなる企業も出てくるかと思います。選考辞退は想像以上にエネルギーが必要なもの。そんな辞退メールの例と、気をつけるべき注意点についご紹介します。

そもそも辞退していいのか考えよう

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内定が出た時点で他の企業の選考をどうしようか悩みます。しかし、その内定が出た企業が今は第一志望でも、卒業までの半年以上の間に何が起こるかわかりません。選択肢は多く持っておくに越したことはないので、本当に他の企業の選考を辞退するべきなのか、よく考えてみましょう。

熟考したうえで辞退するというのなら、これから説明する選考辞退メールを参考にしてみてください。無断辞退するのは決してオススメできません。最後まで誠意を持った対応をしましょう。そんな紳士的な対応が、社会人になってからも活きるはずです。

内定辞退メールの実際例

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件名:選考辞退のお願い
◯◯株式会社 新卒採用ご担当◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年の△△です。

先日は、◯次選考通過のご連絡誠にありがとうございました。
次回の面接を◯月◯日◯時にお約束させていただいておりましたが、諸事情により誠に身勝手ながら辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

末筆ながら、今後の貴社の益々のご発展お祈り申し上げます。
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※この文章の後、送信者の情報を添付する必要があります。
学生の場合、必要な情報は以下の通りです。
■大学・学部・学年
■氏名
■PCメールアドレス
■郵便番号 、住所
■携帯電話番号
■自宅電話番号(あれば)

件名で辞退メールと分かるようにする

件名で概要が掴めるのが良いメールのお手本です。人事は毎日たくさんの仕事に追われています。他のメールに埋もれて、あなたのメールが重要な選考辞退のメールだと気付かない可能性もあります。

これを避け、メールを開封してもらうためには、一目件名を見ただけで選考辞退の意が伝わるようにすることが必要です。例えば、上の例でも提示した「選考辞退のご連絡」や「選考辞退のお願い」などのように、一目で内容がわかるものにしましょう。

メールは件名で内容の大半が伝わるようにする。選考辞退メールに関わらず、ビジネスメールでは意識して使ってみてくださいね。

結論から述べる!を意識

言いたいことはズバリ簡潔に最初に書きます。選考辞退は言い辛いことですが、要旨は簡潔に分かりやすくまとめましょう。これによって読み手のストレスが少なく済み、メールの内容も伝わりやすくなります。

ただし、最低でも「宛名」「あいさつ」「自分の所属」「選考通過のお礼」は、本題の前に持ってくることを忘れないでください。宛名は、「前株」か「後株」かをきちんと確認してから記載します。次に簡単なあいさつとして「いつもお世話になっております」の一言を入れ、さらに自分の所属である「◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年」と「氏名」で一文目は終わりです。次に選考通過のお礼を簡単に述べます。例えば「この度は◯次選考通過のご連絡誠にありがとうございます。」この一言で十分です。

ここまで済んだら、本題である選考辞退について書いていきましょう。最低限のメールマナーである「宛名」「あいさつ」「自分の所属」「選考通過のお礼」を済ませてから本題に移る、この点だけ注意しましょう。

辞退の理由は書かなくていい

選考辞退の理由は必要以上に記載する必要はありません。こちらから書くのではなく、もし聞かれたら答える程度で大丈夫です。かといって、何も理由を書かないのも気が引けるという方は「諸事情により」程度に留めておきましょう。

変に理由を記載すると後で面倒なことになり兼ねませんので十分注意しましょう。

ただし一般的に、内定辞退ではなく選考辞退の時点であれば、とやかく理由を追及されることも多くはありませんので安心してください。必要以上にこちらから情報を与えず、あくまでも辞退の意のみを伝えるメールにすることを意識しましょう。

例外!当日の断りは電話で

選考辞退はメールでの断りが一般的です。ただし、当日になって選考をキャンセルする場合は、電話で連絡を入れるのがマナーです。

面接官や人事はあなたが選考に訪れることを前提に動いています。その予定を土壇場で変更するわけですから、きちんと電話を入れましょう。メールで連絡しても人事が気づかない可能性が大きいため、電話をするのが確実です。

無断でキャンセルするのだけは絶対に避けましょう。電話番号は採用マイページや企業からのメールに記載があるはずですので、そちらを確認しましょう。

選考辞退は言いづらいからこそ、マナーと誠意が大事!

選考辞退メールの基本的マナー、いかがでしたか?メールであっても緊張する選考辞退ですが、先延ばしにしてもいいことはありません。最低限のルールを守ったメールなら問題ありませんので、言い辛いことこそずるずると引っ張るのではなく、早めに連絡を済ませてしまいましょう。

関連リンク

選考辞退のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

 

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監修:小室直子

臨床発達心理士
中級教育カウンセラー
東北福祉大学大学院修士課程卒業後、専門学校専任講師、大学の非常勤講師として心理学系科目の講義を行うかたわら、のべ200名の就職支援の経験を持つ。