【例文あり】インターンシップ人事担当者へ送るメールのマナー

返信メールもアピールのチャンス

f:id:hito-contents:20170929154010j:plain出典:PAKUTASO

多くの企業が就職活動の連絡手段としてメールを使います。インターンシップの採用通知もメールでいただくことが多いようです。

採用活動に関わらず、メールやグループウェアのメッセージは、ビジネスにおけるコミュニケーションの基本です。したがって、若手社員と遜色のないきちんとしたメールを返信できると、評価アップにつながります。

メールの基本は「受け取った相手のことを想像して書く」こと。まずは採用担当者を思い浮かべてください。どんなことが想像できますか?

第一に、採用担当者は超多忙であるということです。たくさんの応募者のメールに目を通さなければなりません。したがって、まどろっこしい表現や長文は歓迎されません。

第二に、会ってみたい、一緒に働きたい学生を探しています。優秀でも礼儀に欠けていたり自信がなかったり、「この学生を参加させて大丈夫かな?」と感じるメールでは、参加を受け入れてよいものか疑問を感じさせてしまいます。

したがって注意することは、次の5つのポイントになります。

(1)送信するタイミングに配慮を

採用の通知メールをいただいて、喜んだまま放置してしまってはいけません。24時間以内に返信がベスト。返信がないと、「入社する気がないのかな?」と疑われてしまうからです。

返信時間帯については、特に決まりはありません。
ただ、真夜中の返信は不規則な生活習慣が透けて見えてしまうので、朝~夜20時頃に返信するとよいでしょう。

(2)件名は「送信者」「内容」が分かるようにする

採用担当者はたくさんのメールを受信します。本文を見なくても、件名で発信者と要件がわかるようにしましょう。実際のビジネスにも応用できるメールのノウハウです。

(3)企業名・部署名・氏名に誤字は厳禁

メールの最初には、送付先の採用担当者の企業名・部署名・氏名の宛先を記載します。学生同士のメールでは省略されることがありますが、メールというよりも「手紙」であると意識してください。

このとき「株式会社」は「(株)」と省略しないこと。氏名はフルネームで記載して「様」を付けることを忘れないように。誤字は厳禁です。「斉藤」という名前の場合、「齋藤」や「齊藤」など文字の違いにも留意してください。

(4)大学名・学部名・氏名をきちんと名乗ること

自分自身のプロフィールの記載も気を付けましょう。「高橋」のようなポピュラーな名前の場合、同じ学部から同姓の人物が応募している可能性もあります。フルネームで記載すると間違いを避けられます。

(5)要件を的確に短文で伝えること

内容にもよりますが、25文字以内で改行、5行程度で一行空けて段落を変えると、読みやすいメールになります。改行なしの長文メールは避けましょう。

短文の中でいかに自分を印象付けるかがポイントです。採用担当者から印象的なお話を伺ったら、「◆◆様の就職活動の体験談からやる気をいただきました」などの一文を添えると好感度アップになります。

▽企業とのメールに関する就活性のクチコミはこちら
企業からの返信メールのクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

件名で差をつけるちょっとしたコツ

たくさんのメールに目を通さなければならない、多忙な採用担当者の負荷を軽減するちいさな心配りが大切です。

「インターンシップについて」のような件名では、問い合わせか採用に関する内容か、誰からのメールだったのか、後で採用担当者がメールを検索して探し出すのに面倒になります。

内容を読まなくても件名で要件がわかるようにするコツに触れましたが、具体的には「インターンシップ受入のお礼:○○大学△△」「インターンシップの受入ありがとうございました。○○大学△△」のように記載します。

なお、採用担当者によっては、メールを引用して返信したほうがよい場合もあります。送信内容を確認できるからです。

この場合は件名に「Re:インターンシップ結果のご連絡>ありがとうございます。よろしくお願いいたします。○○大学△△」と書くと一目瞭然です。

引用符の付いた採用担当者のメールは、削除したり編集したり、手を加えないようにしてください。勝手に手を加えることは失礼にあたります。

重要なことなのであえて強調しますが、メールによるコミュニケーションのポイントは「相手を想像すること」。電話なら言い直したり気持ちを伝えたり、双方向のコミュニケーションができます。しかしメールは一方的です。

さらに文字として残ることも忘れてはいけません。うっかりした表現、確認せずに送付した誤字脱字のミスは修正が不可能です。送信前に最低3回は見直しましょう。

インターンシップのお礼メールの例文

インターンシップで採用通知をいただいたお礼メールの例文を以下に挙げます。このメールを参考にして、自分なりのメールを作成してみましょう。

件名:【○○大学△△】インターンシップ受入の御礼

株式会社□□
人事部採用ご担当
山田 一郎 様

先日はインターンシップの面接の機会をいただき
誠にありがとうございました。
○○大学◇◇学部の△△ △△です。

貴社のインターンシップに受け入れていただき
御礼申し上げます。

面接のときに山田様がおっしゃっていた
挑戦する社風が印象に残りました。
参加させていただくことをとても楽しみにしております。

ご指定のX月X日にお伺いいたします。
よろしくお願いいたします。

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○○大学◇◇学部●●学科
△△ △△

〒000-0000
東京都○○区○○0-0-0
電話:03-0000-0000
携帯:090-0000-0000
E-mail:xxxxx @xxx.ac.jp
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関連リンク

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監修:小室直子

臨床発達心理士
中級教育カウンセラー
東北福祉大学大学院修士課程卒業後、専門学校専任講師、大学の非常勤講師として心理学系科目の講義を行うかたわら、のべ200名の就職支援の経験を持つ。