内定承諾書には絶対必要!「添え状」の例文と正しい書き方の解説

志望していた企業から内定をもらうと、後日内定承諾書が郵送されてきます。これに必要事項を書いて提出すると余程のことがない限り入社は決定です。しかしこの時、内定承諾書と一緒に送らなければならないものがあります。それが「添え状」です。ここでは内定承諾の時の添え状の必要性と、正しい書き方を例文付きで解説します。

内定承諾書には「添え状」が必要

f:id:hito-contents:20170913153614j:plain出典:写真AC

添え状とは重要な書類を送付するときに、書類とは別に簡単な挨拶と「どんな書類を送ったのか」を書いて添付する書類です。

添え状の役割は生身の人間同士のやりとりを考えればわかりやすくなります。例えば自分が部下に対して「この書類、必要事項を埋めて提出してね」とお願いしたとしましょう。これに対して部下は何も返事をせずに受け取り、必要事項を埋めた後、また無言で提出してきました。こんなことをされれば誰でも嫌な気持ちになるはずです。つまり添え状は「確かに書類を受け取ったので、必要事項を書きました。ご確認お願いします」という言葉の代わりなのです。

内定承諾書に関しても同じです。確かに内定承諾後の手続きは承諾書があれば進めることができます。しかしそこに添え状が同封されていなければ、無言で受け取って、無言で提出しているのと同じになってしまいます。これから働く企業に悪い印象を与えないためにも、マナーはきっちり守りましょう。

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添え状はココだけ押さえておけばOK!

添え状は「同封すればそれでいい」というものではありません。書くべきことを理解し、モレのないように書かなければなりません。内定承諾書の添え状に書いておくべき内容は以下の通りです。

1.日付・・・年月日を書きます。
2.会社名・所属・担当者氏名・・・会社名は省略せずに書きます。
3.会社住所・・・郵便番号から書きます。これも省略せずに都道府県から書きましょう。
4.拝啓・時候の挨拶・・・時候の挨拶は提出する時期に合わせて選びましょう。
5.内定に対する感謝・・・感謝に加えて、今後の抱負も書いておきます。
6.本題・・・内定承諾書に必要事項を記載して提出する旨を書きます。
7.締めの挨拶・・・内定承諾書の場合は、書類の確認等について書きます。
8.敬具
9.自分の名前

「拝啓」は手紙の中でのお辞儀のようなもので、「敬具」は手紙の中での丁寧な別れの挨拶のようなものです。これを書くのはビジネス文書のマナーです。2つで1セットなので忘れずに両方とも書きましょう。

【例文】内定承諾書の添え状を書いてみよう

それでは前述の 9 つのポイントを押さえた添え状の例文を見ておきましょう。なお、例文はあくまで例なので「内定に対する感謝」や「今後の抱負」の部分は、自分の言葉 で書くようにしましょう。

平成 28 年 9 月 10 日(※)

株式会社○○コーポレーション
人事部 △△ △△様
 
〒000-0000(※)
○○県〇〇市〇〇町○丁目○番○号(※)
鈴木直人(※)
連絡先:090-000-0000(※)
e-mail:XXX@XXX.XXX(※)

拝啓 爽秋の候、皆々様におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

先日は内定のご通知をいただき、まことにありがとうございました。入社後はできるだけ早くお役に立てるよう、気を引き締めて頑張りたいと思いますので、ご指導ご鞭撻のほどお願いいたします。
つきましてはご指示いただきました書類を必要事項記載のうえご送付いたしますので、ご査収のほどお願いいたします。

敬具

※…この記号の付いている部分は、実際の添え状では右揃えにします。

【例文】内定承諾を延期してもらっていた場合の添え状

他の企業の選考結果を待ってもらうなどして内定承諾を延期してもらっていた場合には、添え状の内容もやや変える必要があります。

平成28年9月10日(※)

株式会社○○コーポレーション
人事部 △△ △△様

〒000-0000(※)
○○県〇〇市〇〇町○丁目○番○号(※)
鈴木直人(※)
連絡先:090-000-0000(※)
e-mail:XXX@XXX.XXX(※)

拝啓 爽秋の候、皆々様におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

先日は内定のご通知をいただき、まことにありがとうございました。また内定承諾までの期限につきましても、温かいご配慮をいただき心より感謝申し上げます。お陰様で熟考の末、貴社への入社を決断できました。入社後は気を引き締めて頑張りたいと思いますので、ご指導ご鞭撻のほどお願いいたします。

つきましてはご指示いただきました書類を必要事項記載のうえご送付いたしますので、ご査収のほどお願いいたします。

敬具

※…この記号の付いている部分は、実際の添え状では右揃えにします。

添え状は「送り方」も大事!

内定承諾書と添え状は送り方も大切です。必要事項を埋めて、マナーを守った添え状を書いていても、送り方で台無しにしてしまっては意味がありません。送るときの注意点は以下の4点です。

1.封筒選び封筒選び
→手近な茶封筒で送ろうとしてはいませんか?正式な書類を送るときの封筒は茶封筒ではなく、白い封筒を選びましょう。

2.表書き
→宛名書きはまず中央に役職名を小さめの字で書き、その下に採用担当者の氏名を書きます。すべての表書きの中で、採用担当者の氏名が最も大きな文字になるように、文字の大きさにも注意すると、表書きがしやすくなります。次のその右側に会社名と所属部署を書くようにします。また左端には赤字で「内定承諾書在中」と書き、赤枠で囲います。

3.裏書き
→裏面には自分の大学名・住所・氏名を忘れずに書きましょう。

4.書類の入れ方
→内定承諾書は原則折らずにクリアファイルに挟んで送付します。このとき、クリアファイルに書類を入れる順番にもルールがありますので注意が必要です。添え状が最も上にくるようにして、その後内定承諾書が来るように書類を重ねてからクリアフィルに入れます。
書類を入れる封筒のサイズも大切です。「A4サイズの書類が入る封筒」でも、「角型2号の封筒」でも構いません。「手元に小さい封筒しかなかったから折りたたんで送りました」はNGです。

最後まで完璧にして内定承諾書を送付しましょう。

正しい添え状で抜かりない内定承諾を

まだ社会人になる前の学生に対して、内定承諾書の添え状がないからといって「ダメな新卒だな」とレッテルを貼る人は少数派です。しかしきちんとした添え状が内定承諾書に同封されていれば「お、常識をわかっているな」と思ってもらえることは間違いありません。万全な内定承諾のためにも、添え状はきっちり書くようにしましょう。

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監修:小室直子

臨床発達心理士
中級教育カウンセラー
東北福祉大学大学院修士課程卒業後、専門学校専任講師、大学の非常勤講師として心理学系科目の講義を行うかたわら、のべ200名の就職支援の経験を持つ。