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【就活マナー】内定承諾時の電話・メールのマナーを例文と合わせて紹介!

就職活動の際、企業からの内定通知方法はメールや電話など様々です。内定通知が来た際、承諾の意をどのようなタイミング・手段で伝えるのが正しい就活マナーなのか悩んでいる大学生の皆さんも多いことかと思います。今回は、後日自分で内定承諾の連絡をしなければならない場合を想定して、内定承諾する際の正しいマナーを例文と合わせて解説します。

 簡潔に感謝と抱負を!正しい電話のかけ方

<内定承諾電話マニュアル>

1. まずは大学名と氏名を伝える。
2. 採用担当者の所属部署・氏名・肩書きを伝え、電話を代わってもらう。

・採用担当者が会社にいた場合
3a. 先ほどと同様に大学名と氏名を述べる。
4a. 内定をもらったことに対するお礼を伝える。
5a. 内定承諾の意思と、今後の抱負を述べる。
6a. (ある場合は)相手からの連絡事項等をメモに取る。
7a. 話が終わったら電話を切る(こちらから切るのがマナー)。

・採用担当者が不在だった場合
3b. 戻り時刻を尋ねる。
4b. こちらからかけ直す旨を伝え、電話を切る。

<電話をかける際の注意点>

1. 時間帯に注意する。
朝・昼休み時・終業間際は一般的に忙しい時間帯です。そのため14時から16時ごろに電話をかけるのがベストです。就業時間外にかけるのはNGです。土日など、営業日以外に電話をかけることもやめましょう。

2. 無駄話はしない。
忙しい社会人を拘束しないように必要最低限の話で止めておきましょう。

3. メモを用意しておく。
必ず電話の前にメモを用意しておきましょう。

▽電話マナーに関する就活生のクチコミはこちら
会社への電話のマナーのクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

 

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【例文】電話で内定承諾をしてみよう

以下の例文では「就」が就活生、「電」が電話担当者、「採」が採用担当者のセリフを示しています。

電:「お電話ありがとうございます。○○技研でございます。」
就:「お忙しいところ、失礼いたします。わたくし、●●大学の□□□□と申します。」
電:「お世話になっております。」
就:「お世話になっております。人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」
電:「少々お待ちくださいませ。」
就:「よろしくお願いいたします。」
(保留の音楽)
採:「お電話代わりました、△△です。」
就:「お世話になっております、●●大学の□□□□です。
採:「お久しぶりです。」
就:「この度は内定の通知をいただき、ありがとうございます。入社後は精一杯頑張りますので、よろしくお願いします。」
採:「はい、ぜひよろしくお願いします。」
就:「それではお時間を頂戴して申し訳ありませんでした。失礼いたします。」

できるだけ簡潔に!正しいメールの書き方

<内定承諾メールマニュアル>

1. 件名は簡潔かつ内容を読まなくてもわかるように書く。内定通知がメールで来た場合はそれに返信する形で書く。
2. 本文文頭には相手の会社名と、所属・氏名を書く。
3. 次に大学名・氏名を書く。
4. 内定をもらったことについてのお礼を書く。
5. 内定承諾の意思と今後の抱負について書く。
6. 締めの挨拶文を書く。
7. 最後に署名を書く。

<メール作成の際の注意点>

1. メールアドレスにミスはないか。
相手からのメールに返信する形にすれば間違いなく送ることができます。

2. 文章全体を簡潔に。
電話の時と同様、忙しい社会人の時間を奪わないためにも、文章は簡潔に。内定承諾の意思と今後の抱負を伝えるだけにしましょう。

3. メールが抱える「リスク」を知っておく。
プロバイダーやサーバー、回線のトラブルなどにより、メールには「届かないリスク」が付きまといます。不安な場合は電話を使いましょう。

【例文】メールで内定承諾をしてみよう

件名:Re:選考結果のお知らせ
本文:
株式会社○○技研
人事部 △△ △△様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の□□□□です。

この度は内定のご連絡をいただき、まことにありがとうございます。
入社後はできるだけ早く会社のお役に立てるよう、入社までの○か月を準備期間とし、精進したいと思います。

それでは、今後ともよろしくお願いいたします。

□□□□
○○大学○○学部○○学科
〒000-0000
○○県〇〇市〇〇町○丁目○番○号
携帯:090-0000-0000
mail:*****@****.ac.jp

どうして内定承諾にもマナーが必要なのか?

ここまで読んでみて「なんだか色々と気を遣わなければならないんだなあ、面倒だなあ」と感じた人もいるかもしれません。確かに内定承諾の時にマナーができていないからといって内定取り消しをするような企業はほとんどありません。
しかしよく考えてみましょう。内定承諾の連絡は、就活生と採用企業が社員と雇い主として1番最初にするやりとりです。企業側からしてみれば「この学生ならきっと会社に貢献してくれる」と大いに期待しています。そこで採用者がマナーを無視した電話やメールをしてきたら、「あれ?」と不安に思うはずです。この第一印象は入社後にも少なからず影響してきます。
「一見しっかりしているように見えるけど、内定承諾の時はマナーを無視してきたんだよなあ」というイメージを拭うには、長い時間と大きな労力が必要です。それを思えば内定承諾の時にかける時間と労力は微々たるもの。面倒がらずにしっかりと対応しましょう。

一緒に働く人たちに最大限の好印象を与えよう

内定承諾は企業に対して「これからよろしくお願いします」という社員としての1番最初の挨拶です。これをきっちりこなしておけば、企業側に「この学生を採って良かった。働くのが楽しみだ」と思ってもらえます。マナーを確実に守って、春から一緒に働く人たちに最大限の好印象を持ってもらいましょう。

 

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監修:小室直子

臨床発達心理士
中級教育カウンセラー
東北福祉大学大学院修士課程卒業後、専門学校専任講師、大学の非常勤講師として心理学系科目の講義を行うかたわら、のべ200名の就職支援の経験を持つ。