社会人の練習として書類送付のマナーを身につけよう
本格的に就職活動が始まって、まずやらなければならないことはエントリシート（ES） を書くこと。多くの企業では ES や履歴書による書類選考があり、面接へと進みます。 ESの送付は企業に応募する第一歩です。
しかし、苦労して ES は書き上げたものの、次の段階で多くの就活生たちが困るの は、「これ、どうやって送ればいいの？」という疑問でしょう。
「届いていればいいじゃん」と適当に送ってしまうのは NG。というのは「この学生はマ ナーを知らない」と採用担当者に思われてしまうからです。
なぜそれがマイナス評価になるかといえば、企業では取引先や社内でさまざまな文書のやり取りがあります。もちろん入社後に先輩たちが教えてくれますが、基本的な 常識を知っているか知らないかでは大きな差があります。できれば「常識のある学生 を採用した方が手間がかからない」と考えるのは当然です。
したがって、面倒くさいと思っても、社会人の練習として書類送付のマナーを知っておくことは大切です。 実際には次の４つのステップを経て、ES を送付します。
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出典：写真AC
STEP１：準備する５つのもの
ES を送る前に、準備するものが５つあります。通常、ES は A4判のサイズで作成しま す。この文書を折らない状態で送るため、A4判が入る角２サイズの大きな封筒が必 要です。封筒を含めて以下のものを用意してください。
- 角２サイズの封筒
色は白い封筒をおすすめします。茶封筒は請求書などビジネス用途や事務用ですので、エントリーシートなど応募書類を送付する際は白封筒を用意しましょう。
できれば最初に余裕を持って買っておきます。
- 送付状
下記に書き方を示します。Word などで書いて印刷した書類が推奨です。パソコンやプリンタがない場合は、便箋に手書きで。
- A４サイズのクリアファイル
封筒が雨で濡れたような場合に、ES を保護するためです。
- 120 円切手（50g まで）
A４サイズの封筒は「定形外郵便」になりますので、50g までは 120 円切手が必要です。送付する内容が多い場合は、郵便局で測ってもらうことが無難です。 切手は、一部のコンビニエンスストアでも販売しています。
STEP２：送付状（添え状）の書き方と８つのチェックポイ ント
送付状は、基本的に次のような体裁で書きます。
チェックすべき点は以下の通りです。
- 日付は年月日を右揃えで（未来や過去の年代の日付にならないように注意）。持参する場合は、当日の日付。
- 採用担当者の企業名は「株式会社」を省略しないこと。社名の前か後かについても 注意。 名前は名字と名前の間に空白。最後には「様」を必ず付けること。 担当者の個人名が分からない場合は「人事部 採用ご担当者様」のように記載。
- 自分の住所・名前・連絡先（携帯電話番号）・メールアドレスを記載。 電話とメールアドレスは特に間違いがないことに注意。尚、メールアドレスのアカウントも採用担当にチェックされていると言うことを頭においておきましょう。アカウントに下品な言葉や、特定のキャラクター名などが入っていると幼稚で非社会的な印象を与える恐れがありますので注意が必要です。
- タイトルは中央揃え。
- 本文は１文字目から「拝啓」で書き始めること。 時候の挨拶を入れると丁寧とはいえ、適切な言葉が分からずに不安な場合は「時 下」で。 プラスアルファとしては、会社説明会で興味を持ったことを記載するのも効果的。 例文 「会社説明会では、貴社の新エネルギー事業に対する果敢な取り組みに注目いた しまし た。ぜひプロジェクトの一員として私も貢献したいと考えております。
- 「拝啓」の次は１文字下げて書き出し。要点を簡潔に述べること。 会社説明会に参加した場合は、参加させていただいた感謝の気持ちを伝えると効 果的。
- 最後は「敬具」で締めること。右揃え。
- 内容物を記載。「記」は中央揃え。最後は「以上」で右揃え。
STEP３：封筒の書き方と５つのチェックポイント
封筒は以下のように書きます。
封筒は基本的に縦書きで書きます。 書き方には以下のチェックポイントがあります。
表面
- 宛先
住所の間違いがないように。「株式会社」は「（株）」と省略するのは略式で失礼にあたるため、省略しないこと。
敬称は企業・部署・係などの場合は「御中」、担当者の個人名の場合は「様」。あらかじめ封筒が用意されていて「行」となっている場合は二十線で消して「御中」あるいは「様」で記載。
- 左端に「エントリーシート在中」と赤で記載。
目立たせる場合には枠で囲む場合もありますが、囲まなくても構いません。
裏面
- 差出人
郵便番号と住所、大学名・学部名・学科名、氏名を記載。
- 郵送日
左上に記載。
- 〆印
これは以下の最終チェックが済んで、封筒を糊付けした後に入れます。ES、履歴書では、「〆」も間違いではありませんが、より丁寧な印象を残すためには「緘」または「封」の字を書いて留めるほうが好ましいです。
STEP４：送付前に注意すること
送付する前に、
- ES、送付文に誤字、脱字はないか。
- 特に採用担当者の氏名を間違えていないか（「齋藤」「齊藤」など漢字の誤表記や、「斉藤」を「佐藤」のような書き間違え等）。
- 送付状および封筒の敬称をつけたか。間違っていないか。 （「部長」を「課長」等の書き間違え）
- 自分の名前を ES、送付状、封筒のすべてに書いたか。
- 書類は全部揃っているか。クリアファイルに書類を入れたか。クリアファイルに書類を入れる順番に誤りがないか（①送付状②ESの順になるように入れる）
上記が確認できたら、封筒を糊付けして〆印を書き込みます。提出日に間に合うよう に投函しましょう。よい結果がもらえるといいですね。
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臨床発達心理士
中級教育カウンセラー
東北福祉大学大学院修士課程卒業後、専門学校専任講師、大学の非常勤講師として心理学系科目の講義を行うかたわら、のべ200名の就職支援の経験を持つ。
