エントリーシートの提出期限に書かれている必着や消印有効の意味をきちんと把握できているでしょうか。この記事では必着や消印有効の意味のほか、速達で送る際の注意点についても説明しています。これからエントリーシートを送ろうと考えている人はぜひチェックしてみてください。
「エントリーシートの提出期限でよく見かける必着ってどういう意味？」
「必着と消印有効の違いとは？」
「エントリーシートが期日に間に合わない場合、速達で送ってもいい？」
エントリーシートの提出期限で見かける「必着」という言葉の意味について、よくわからないという人もいるのではないでしょうか。
本記事では「必着」の意味や、エントリーシートを郵送する際の注意点などについて詳しく解説します。また、エントリーシートを速達で送る場合の注意点についても併せて記載しています。
この記事を読むことで、「必着」の意味だけでなく「消印有効」との違い、エントリーシート送付にあたっての気をつけるべきことについて知ることができるでしょう。
エントリーシートの提出期限や提出方法について詳しく知りたい人は、ぜひ参考にしてみてください。
エントリーシートの提出期限で見かける「必着」とは？
出典：写真AC
エントリーシートの提出期限で見かける「必着」とは、指定日までに届いたもののみ有効であることを意味しています。
「〇月△日必着」と書かれていると、その当日に届くようにしなければならないと勘違いする人もいますが、必着と書かれている日は最終期限です。その日より前に届いても問題はありません。
必着と書かれている場合、その期日を過ぎてしまうと意味がなくなってしまいます。記載されたその日までに到着する必要があることに注意しましょう。
必着と消印有効の違い
企業によってはエントリーシートの期限を必着ではなく、消印有効としている場合があります。消印有効とは、郵便局で押される消印が期日までに押されていれば有効であるという意味です。
消印はたいていの場合、郵便局に提出した日のものが押されます。しかし、ポストに投函する場合は集荷時間によって投函翌日の消印が押される可能性もあるため、集荷時間に気をつけることが大切です。
そのため、期日ぎりぎりの場合はポストに投函せず、窓口に持ち込む方が良いでしょう。
そもそも企業が郵送でのエントリーシートの提出を指示するわけ
郵送する場合、エントリーシートは手書きで作成されるため、採用担当者は応募者の個性が見やすくなります。また、Webからの提出とは異なり、手書きのエントリーシートは郵送するまでに手間がかかるため、志望度の低い人材をふるいにかけることが可能です。
さらに、エントリーシートの送付の仕方で応募者に一般常識が備わっているかを判断することもできます。
このようにエントリーシートの提出を郵送で指示することによって、企業は応募者の個性や一般常識を見ようとしているのです。
学生がエントリーシートを郵送で提出する利点
郵送でのエントリーシート提出は、企業にとって応募者の個性や一般常識を見ることができるというメリットがありますが、学生にとっても利点があります。
エントリーシートをWebから提出する場合、郵送と比べて応募者が多いため、学歴などでふるいにかけられ内容を読む前に落とされてしまう可能性が高いでしょう。
しかし、郵送で提出する場合、郵送で提出することがふるいとなっているため、エントリーシートを見てもらえる可能性が高くなります。
このように、エントリーシートを見てもらえる可能性が高くなるという点で、学生にとってもエントリーシートを郵送で提出する利点があると言えるでしょう。
エントリーシートを郵送する際に必要なもの
エントリーシートを郵送する際、どのようなものが必要になるのか知りたいという人もいるのではないでしょうか。
ここからは、エントリーシートを郵送する際に必要なものについて詳しく解説するため、参考にしてみてください。
A4サイズの白い封筒
郵送でまず必要となるのは、書類を入れる封筒です。エントリーシートは一般的にA4サイズで作成するため、A4サイズの書類がそのまま入る角形A4封筒か角形2号の白い封筒を用意するようにしましょう。
また、エントリーシートや履歴書には個人情報が含まれているため、透過防止加工が施されているものを選ぶと安心です。封筒表面の左下には、赤い文字で「応募書類在中」と書くようにしましょう。
同封書類を記載した送付状
郵送でエントリーシートを提出する際には、同封書類を記載した送付状をつけるようにしましょう。
送付状には書類を送付する日、もしくは持参する日の日付を記入し、企業名や住所は省略せず書きます。宛名の個人名がわからない場合は採用ご担当者様と記入し、自分の名前や住所だけでなく連絡先やメールアドレスも記載するようにしましょう。
A4サイズのクリアファイル
郵送する書類が途中で折れたり、雨に濡れてしわになったりしないように、A4サイズのクリアファイルに送付する書類を全て入れて送るようにしましょう。クリアファイルに書類を入れる際には、まず送付状、次にエントリーシート、履歴書、その他の書類という順番で入れます。
書類が全て揃っているかをしっかり確認し、封筒の表とクリアファイルの表を揃えて入れるようにしてください。
エントリーシートを郵送する際の注意点
エントリーシートを郵送する場合、期日を守ることはもちろん、エントリーシートのコピーをとっておいたり、切手を過不足なく貼るようにしたりするなど、いくつかの注意点があります。
ここでは郵送時の注意点について詳しく解説するため、エントリーシートを郵送する際の参考にしてみてください。
しっかり期日を守る
郵送する際の注意点として、まず期日をしっかり守るということが挙げられます。締め切りのぎりぎりに送ると期日に間に合わない可能性もあり、期日に遅れると選考を受けられなくなるでしょう。
期日までに書類を送ることは、社会人としての基本です。やむを得ない事情があったとしても期日に間に合わなければ選考を受けることは難しいため、しっかりスケジュールを確認し、早めに送付するようにしましょう。
誤字脱字を念入りにチェックする
エントリーシートを提出する際には、その内容に誤りがないかを確認するのはもちろん、送付する封筒や送付状などに誤字脱字がないか念入りにチェックしましょう。封筒や送付状などに誤字脱字があれば、エントリーシートに目を通す前から印象が悪くなる可能性があります。
誤字脱字の箇所によっては失礼になることもあるため、隅々までチェックしてから送付するようにしましょう。
また、住所を間違えると相手に届かず戻ってきてしまいます。場合によっては返送されてしまったことで期日に間に合わなくなる可能性もあるため、十分に注意してください。
エントリーシートをコピーしておく
さまざまな企業に書類を送る場合、どの企業にどのような内容のものを送ったのかわからなくなってしまうため、郵送する前にエントリーシートのコピーをとっておきましょう。
面接でしっかりとした受け答えをするためには、面接前にエントリーシートの内容を読み返すことが必要です。エントリーシートの内容を確認することができるなら、コピーではなくスキャンでも良いでしょう。
切手は適切な金額を貼る
封筒に貼る切手にも注意が必要です。郵送する書類や封筒などには十分な注意を払いますが、切手に関しては見落としてしまうことも多いでしょう。
切手が少なすぎると返送されてしまうため気をつけますが、多すぎる分には問題ないだろうと多めに貼ってしまう人もいます。しかし、封筒に多めの切手を貼ると相手に大雑把な印象を与えてしまうこともあるため、注意が必要です。
エントリーシートを入れる封筒には、適切な金額の切手を貼るようにしましょう。
簡易書留で送らないようにする
エントリーシートは大切な書類であるため、企業に届いたかを確認したいという理由から郵便追跡が可能な簡易書留で送りたいという人もいるでしょう。
しかし、簡易書留では受け取り時にサインや受領印が必要となるため、相手に手間を取らせてしまうことになります。簡易書留で送付することが指定されていない場合は、企業に迷惑をかけないためにも簡易書留で送らないようにしましょう。
宅配便やメール便は使わないようにする
エントリーシートは特定の人に向けた手紙である信書に当たります。信書は郵便法で日本郵便以外は扱えないとされているため、宅配便でエントリーシートを送ることはできません。
また、メール便では信書を送ることができないとされているため、メール便でエントリーシートを送ろうとしても窓口で拒否されてしまいます。
エントリーシートの送付手段として、宅配便やメール便は使わないようにしましょう。
出典：郵便法｜e-Gov
参照：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000165
アクセス日：2022.08.11
可能な限り郵便窓口から送る
書類が企業に届くまでにかかる日数は、どこから郵送されるのかによっても異なります。
一般的にポストに投函した場合、集荷の関係から郵便窓口に持参するよりも時間がかかってしまうでしょう。そのため、エントリーシートなどの大切な書類を郵送する際は、郵便窓口に持参するのがおすすめです。
郵便窓口に持参すれば郵送にどれくらいの日数が必要なのかがわかりやすく、また状況によっては臨機応変に対応してくれるでしょう。エントリーシートを郵送する際は、可能な限り郵便窓口から送るようにしてください。
期日にゆとりを持って郵送する
切手の金額が不足していたり宛先の住所が間違っていたりすると、郵送したエントリーシートが返送される可能性もあります。返送されないよう、事前に応募書類や封筒の宛名、切手などをしっかりチェックすることが大切です。
万が一返送されてしまっても期日に間に合うよう、エントリーシートはゆとりを持って郵送するようにしましょう。
エントリーシートを速達で送る場合の注意点
企業からの指示がない場合、エントリーシートは普通郵便で送るのが適しています。しかし、何らかの事情で期日までに間に合わないことが想定される場合は、速達で送ることもあるでしょう。
ここでは、エントリーシートを速達で送る場合の注意点について解説します。
評価が下がる可能性がある
速達を使うことで、普通郵便より早く書類を届けることができます。しかし、エントリーシートを速達で郵送すると、普通郵便では間に合わないから速達を利用したと思われ、期日管理ができていないと捉えられかねません。
速達を利用してしまうと、スケジュール管理がしっかりできていないなど評価が下がる可能性があるため、速達はなるべく使わないようにする方が良いでしょう。
速達料金がかかる
速達でエントリーシートを郵送する際には、普通郵便の料金に加え速達料金が必要です。郵便は封筒の大きさや重さによっても料金が異なり、料金が不足していると企業に届かず返送されてしまいます。郵送するものに見合った料金をきちんと計算しましょう。
なお、速達で郵送するものを郵便窓口に持って行けば料金を計算してもらえるため、料金が不足する心配はありません。
封筒に速達の目印を付ける必要がある
速達で郵送する場合、普通郵便と区別するため封筒に速達の目印をつける必要があります。
封筒を縦長に使う場合には封筒の右上部分、郵便番号を記入する枠の上を目安にして赤線を引きましょう。また、赤い字で「速達」と書くことが望ましいとされています。
ポストへ投函する場合は上の作業が必要になってきますが、郵便窓口へ直接持参すると、窓口で目印をつけてもらえるため手間がかかりません。
速達以外でエントリーシートを早く送る方法
エントリーシートを期日までに郵送しようと思っていても、何らかの理由で作業が遅れてしまい、期日ぎりぎりになることもあるでしょう。
ここでは、速達以外のエントリーシートを早く送る方法について解説します。
ゆうゆう窓口を利用する
エントリーシートを早く送りたいという場合には、郵便局の営業時間外でもサービスを利用できる「ゆうゆう窓口」を利用しましょう。
当日消印有効のエントリーシートを当日の営業時間内に郵便窓口へ出せなかった場合でも、ゆうゆう窓口を利用すればその日の消印を押してもらうことができます。
しかし、どの郵便局にもゆうゆう窓口が設置されているというわけではないため、ホームページで近くのゆうゆう窓口を探しておくようにしましょう。
企業の近くにある郵便局から送る
必着日が今日で、速達で送っても到着予定が翌日になる場合、間に合わない可能性が高いでしょう。
しかし、このような場合でも企業の近くにある郵便局から速達で送れば、当日中に配達される可能性があります。
あくまで可能性であり、確実に間に合うというわけではありませんが、どうしても間に合わないようであれば試してみる価値はあるでしょう。
バイク便を使う
バイク便とは、バイクを使って郵便物などを郵送するサービスです。配送範囲はほぼ大都市のみですが、郵送先が近ければ依頼してから最短数時間で先方に届きます。
締め切り当日でも郵送先の企業が近くにある場合は、間に合う可能性が高いです。しかし、バイク便を利用する場合、距離によって料金が高額になることがあるため注意しましょう。
直接企業に持ち込む
どのような方法を使ってもエントリーシートが期日までに間に合わないときは、直接企業に持ち込むという方法もあります。直接企業に持ち込む場合は、事前に企業へ連絡し、持参しても良い日時を確認しましょう。
しかし、エントリーシートは郵送に限ると指定されている場合、持参しても必ず受け取ってもらえるとは限りません。また、仮に受け取ってもらったとしても、相手にあまり良い印象を与えないということを覚悟しておきましょう。
エントリーシートは余裕を持って郵送しよう
エントリーシートの提出期限で見かける「必着」について、その意味や「消印有効」との違い、またエントリーシート郵送時の注意点などについて解説しました。
エントリーシートは期日を過ぎてしまうと、どれほど素晴らしい内容が書かれていても選考を受けられなくなってしまう可能性があります。
確実に選考を進めるためにも、エントリーシートは余裕を持って郵送するようにしましょう。
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