インターンシップに合格！採用通知への返信メールマナーを例文付きで解説 - キャリマガ - キャリアを広げるウェブマガジン

インターンシップ選考で合格すると採用通知がメールで届くことも多いかと思いますが、合格通知にお礼メールを返信する必要があり、メールの内容や送り方などマナーが必要となります。では、実際にどのように書けばよいのか、例文を紹介しながら解説していきたいと思います。

出典：PAKUTASO

多くの企業が就職活動の連絡手段としてメールを使います。インターンシップの採用通知もメールでいただくことが多いようです。

採用活動に関わらず、メールやグループウェアのメッセージは、ビジネスにおけるコミュニケーションの基本です。したがって、若手社員と遜色のないきちんとしたメールを返信できると、評価アップにつながります。

メールの基本は「受け取った相手のことを想像して書く」こと。まずは採用担当者を思い浮かべてください。どんなことが想像できますか？

第一に、採用担当者は超多忙であるということです。たくさんの応募者のメールに目を通さなければなりません。したがって、まどろっこしい表現や長文は歓迎されません。

第二に、会ってみたい、一緒に働きたい学生を探しています。優秀でも礼儀に欠けていたり自信がなかったり、「この学生を参加させて大丈夫かな？」と感じるメールでは、参加を受け入れてよいものか疑問を感じさせてしまいます。

したがって注意することは、次の５つのポイントになります。

採用の通知メールをいただいて、喜んだまま放置してしまってはいけません。24時間以内に返信がベスト。返信がないと、「インターンシップに参加する気がないのかな？」と疑われてしまうからです。

返信時間帯については、特に決まりはありません。
ただ、真夜中の返信は不規則な生活習慣が透けて見えてしまうので、朝～夜20時頃に返信するとよいでしょう。

採用担当者はたくさんのメールを受信します。本文を見なくても、件名で発信者と要件がわかるようにしましょう。実際のビジネスにも応用できるメールのノウハウです。

メールの最初には、送付先の採用担当者の企業名・部署名・氏名の宛先を記載します。学生同士のメールでは省略されることがありますが、メールというよりも「手紙」であると意識してください。

このとき「株式会社」は「（株）」と省略しないこと。氏名はフルネームで記載して「様」を付けることを忘れないように。誤字は厳禁です。「斉藤」という名前の場合、「齋藤」や「齊藤」など文字の違いにも留意してください。

自分自身のプロフィールの記載も気を付けましょう。「高橋」のようなポピュラーな名前の場合、同じ学部から同姓の人物が応募している可能性もあります。フルネームで記載すると間違いを避けられます。

内容にもよりますが、25文字以内で改行、5行程度で一行空けて段落を変えると、読みやすいメールになります。改行なしの長文メールは避けましょう。

短文の中でいかに自分を印象付けるかがポイントです。採用担当者から印象的なお話を伺ったら、「◆◆様の就職活動の体験談からやる気をいただきました」などの一文を添えると好感度アップになります。